Kini profesi data entry semakin banyak dicari perusahaan dari berbagai industri karena peranannya yang krusial untuk memastikan keakuratan dan integritas data. Apalagi, di era digital ini, perusahaan menghadapi lonjakan volume data yang harus dikelola dengan tepat untuk memperoleh insight yang bisa meningkatkan efisiensi operasional, inovasi produk, dll. Contoh tugas data entry yang paling umum ditemukan adalah mengedit, memperbarui, dan memastikan data yang ada di perusahaan tetap akurat dan relevan.
Fakta menariknya, semakin tingginya kompleksitas data yang dimiliki perusahaan maka permintaan untuk data entry juga semakin tinggi. Meskipun kini beberapa tugas data entry dasar bisa diotomatisasi oleh bantuan tools AI (Artificial Intelligence), namun kebutuhan akan profesi data entry untuk melakukan verifikasi, validasi, dan pemeliharaan data akan tetap dibutuhkan. Selain itu, profesi data entry juga seringkali menjadi pintu masuk awal ke karier di bidang manajemen data dan analisis bisnis.
Nantinya, jika kamu sudah memiliki skill data entry, kamu bisa upgrade kemampuan tambahan terkait data agar bisa mengambil peran yang lebih kompleks dan bernilai dalam perusahaan. Jika kamu tertarik untuk berkarier jadi data entry dan penasaran apa saja contoh tugas data entry, maka simak artikel ini sampai akhir!
BACA ARTIKEL: Wajib Diasah! Ini Cara Meningkatkan Softskill untuk Jobseeker
Profesi Data Entry Terbuka Untuk Semua Kalangan
Sebelum mengetahui contoh tugas data entry, kamu perlu tahu dulu bahwa profesi data entry ini termasuk profesi yang terbuka untuk semua kalangan. Maka dari itu, untuk kamu yang saat ini lulusan SMA atau S1 dengan jurusan yang beragam, semuanya memiliki kesempatan yang sama untuk jadi data entry asalkan menguasai skill:
- Attention to detail
- Basic research
- Typing speed and accuracy
- Organizational skill
- Verbal and written communication
Profesi data entry juga termasuk kategori pekerjaan beginner friendly, jika kamu cek di beberapa job platform seperti Jooble, Linkedln, dan Kalibrr, kamu akan menemukan banyak lowongan data entry yang tidak mensyaratkan latar belakang pendidikan tertentu, alias fokus pada skills karena pekerjaannya juga tergolong beginner friendly seperti ini:
Bisa disimpulkan, untuk yang saat ini masih ragu untuk mulai karier jadi data entry karena tidak memiliki latar belakang linier, gak perlu ragu lagi. Jika tertarik untuk membaca lebih lengkap penjelasan profesi data entry, kamu bisa baca artikel ini.
Contoh Tugas Data Entry
Jika kamu sudah tertarik untuk berkarier jadi data entry, maka selanjutnya kamu harus memahami dulu contoh tugas data entry yang umum di perusahaan, berikut penjelasan lengkapnya:
Contoh Tugas Data Entry: Memasukkan Data Pelanggan
Tugas data entry memasukkan data pelanggan melibatkan beberapa langkah untuk memastikan data yang dimasukkan akurat dan tersimpan dengan baik dalam sistem. Berikut adalah rincian dari tugas-tugas yang biasa dilakukan:
- Mengumpulkan informasi pelanggan dari berbagai sumber seperti formulir pendaftaran, kertas kerja, email, atau database lainnya
- Verifikasi kelengkapan dan keakuratan informasi yang diterima sebelum memasukkannya ke sistem
- Memasukkan data pelanggan ke dalam database atau sistem informasi perusahaan dengan menggunakan software tertentu seperti CRM, spreadsheet dan lain sebagainya
- Memeriksa kembali data yang telah dimasukkan untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau kesalahan lainnya
- Memperbarui data pelanggan sesuai dengan informasi terbaru yang diterima
- Memastikan semua data yang dimasukkan dapat dengan mudah diakses dan dicari kembali jika diperlukan
Contoh Tugas Data Entry: Transkripsi Dokumen Fisik
Contoh tugas data entry selanjutnya adalah transkripsi dokumen fisik yaitu memastikan data dari dokumen fisik dimasukkan ke dalam format digital dengan akurat. Berikut beberapa contoh rincian tugasnya:
- Mengumpulkan dokumen fisik yang perlu ditranskripsi, seperti formulir, catatan tulisan tangan, laporan medis, faktur, atau dokumen lainnya
- Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis atau kategori untuk memudahkan proses transkripsi
- Mengetik data dari dokumen fisik ke dalam sistem sesuai dengan format yang telah ditentukan
- Membandingkan data yang telah ditranskripsi dengan dokumen fisik untuk memastikan tidak ada kesalahan ketik atau data yang terlewat
- Memastikan bahwa data yang ditranskripsi diperlakukan dengan kerahasiaan dan dilindungi sesuai dengan kebijakan privasi perusahaan dan regulasi yang berlaku
Contoh Tugas Data Entry: Memperbarui Basis Data Produk
Data entry juga umumnya bertugas untuk memperbarui basis data produk yaitu memastikan informasi produk dalam data perusahaan selalu up-to-date dan akurat. Berikut contoh tugas-tugasnya:
- Mengumpulkan informasi produk dari berbagai sumber
- Mengonfirmasi perubahan atau penambahan informasi dengan sumber resmi jika diperlukan
- Memperbarui data yang ada dengan informasi terbaru, seperti perubahan harga, stok, deskripsi, dan spesifikasi
- Mengkategorikan produk dalam database sesuai dengan struktur yang telah ditentukan, seperti jenis produk, kategori, subkategori, dan merek.
- Melakukan audit berkala terhadap database produk untuk memastikan semua informasi tetap relevan dan akurat
Contoh Tugas Data Entry: Entri Pesanan Penjualan
Selanjutnya, tugas data entry adalah memastikan semua pesanan pelanggan dimasukkan ke sistem. Berikut rincian tugasnya:
- Menerima pesanan dari berbagai channel seperti telepon, email, hingga situs web
- Mengumpulkan semua detail yang diperlukan dari pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, nomor telepon, dan metode pembayaran
- Menginput data produk yang dipesan
- Memasukkan informasi pembayaran dan memastikan transaksi diproses dengan benar
- Memperbarui status pesanan dalam sistem untuk mencerminkan tahap pemrosesan, seperti “diproses”, “dikirim”, atau “selesai”
Verifikasi dan Koreksi Data
Tugas data entry yang berfokus pada verifikasi dan koreksi data meliputi:
- Mengumpulkan dan mengecek data awal
- Verifikasi data agar sesuai standar dan format yang telah ditentukan
- Identifikasi kesalahan, melakukan koreksi, hingga menghapus data duplikat
- Memasukkan data baru dan memperbarui data lama
- Mengelola dan memelihara data
Menginput Data Keuangan
Biasanya data entry juga bertugas untuk membantu perusahaan menginput data keuangan yang meliputi:
- Mengumpulkan faktur, tanda terima, laporan bank, slip gaji, dan dokumen keuangan lainnya dari berbagai departemen atau sumber eksternal
- Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis transaksi, seperti pendapatan, pengeluaran, aset, dan kewajiban.
- Memastikan bahwa semua transaksi yang dicatat sesuai dengan dokumen asli dan tidak ada kesalahan entri
- Menyediakan data yang diperlukan untuk audit internal dan eksternal, termasuk catatan transaksi dan dokumen pendukung
Memasukkan Data Survei
Salah satu fokus bidang data entry juga adalah memasukkan data survei, biasanya data entry akan bertanggung jawab untuk:
- Mengumpulkan kuesioner yang telah diisi oleh responden, baik dalam bentuk fisik maupun digital
- Mengelompokkan kuesioner berdasarkan kategori atau kelompok survei untuk memudahkan proses entri data
- Mengetik jawaban survei ke dalam sistem sesuai dengan format yang telah ditentukan
Entri Jadwal dan Kalender
Ada banyak juga lowongan data entry yang tugas utamanya adalah membantu entri jadwal dan kalender. Berikut beberapa contoh rincian tugasnya:
- Mengumpulkan informasi terkait jadwal dari berbagai sumber
- Mendapatkan detail lengkap dari setiap acara atau pertemuan, termasuk tanggal, waktu, lokasi, peserta, dan agenda
- Menyusun jadwal mingguan, bulanan, atau tahunan sesuai kebutuhan
- Menyetel pengingat untuk acara atau pertemuan penting untuk memastikan bahwa peserta menerima notifikasi tepat waktu
- Membagikan jadwal atau kalender yang telah diperbarui dengan tim atau departemen terkait, memastikan semua orang memiliki akses ke informasi terbaru
Mengelola Data Penggajian
Di beberapa perusahaan, ada juga kebutuhan data entry membantu departemen human resource atau finance membantu mengelola data penggajian. Umumnya berikut tugas-tugasnya:
- Mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti formulir waktu kerja, laporan lembur, cuti, dan absensi karyawan
- Mengumpulkan informasi mengenai potongan seperti pajak, asuransi, dan kontribusi pensiun
- Validasi jam kerja, lembur, dan cuti dengan catatan yang ada
- Memasukkan informasi karyawan, jam kerja, lembur, cuti, dan potongan ke dalam sistem
- Menghitung gaji kotor, kemudian menghitung potongan dan pajak untuk mendapatkan gaji bersih
Entri Data Medis
Di beberapa perusahaan yang bergerak di bidang kesehatan juga umumnya membutuhkan data entry untuk membantu melakukan entri data medis. Berikut rinciannya:
- Menerima dan mengumpulkan informasi medis dari pasien atau tenaga medis
- Memastikan bahwa semua data pasien dijaga kerahasiaannya sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku
- Mengatur dan menyimpan dokumen medis secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik
Pengelolaan Inventaris
Bidang data entry paling umum adalah mengelola inventaris yaitu memastikan data inventaris tercatat dengan akurat dan dikelola dengan baik. Berikut beberapa tugas utamanya:
- Memasukkan informasi terkait barang-barang inventaris ke dalam sistem manajemen inventaris
- Memastikan bahwa data yang dimasukkan meliputi deskripsi barang, jumlah, lokasi penyimpanan, dan detail lainnya
- Memantau tingkat persediaan secara rutin untuk memastikan bahwa barang-barang tersedia sesuai kebutuhan
- Mengidentifikasi barang yang mendekati batas minimum persediaan dan mengambil tindakan yang diperlukan
Mulai Karier Jadi Data Entry Bersama Digital Skola
Dari penjelasan contoh-contoh tugas data entry, kita bisa tahu bahwa data entry sangat berperan penting dalam memastikan bahwa data perusahaan tetap terstruktur, akurat, dan mudah diakses untuk berbagai keperluan operasional dan strategis.
Nah, jika tertarik untuk mulai berkarier di bidang data entry, kamu bisa mulai dengan mengikuti kelas Data Entry dari Digital Skola yaitu Data Entry Specialist: Belajar Mengelola Data dengan Ms Excel secara Profesional.
Di kelas ini, kamu akan belajar dan praktik langsung dengan para tutor expert berbagai skill pengelolaan data menggunakan Microsoft Excel mulai dari fungsi basic (IF, grafik, & chart) hingga advanced (VLOOKUP, HLOOKUP, Text Based Functions sampai visualisasi data).
Kamu juga akan menghasilkan project dan portofolio untuk memperkuat profilmu sebagai seorang calon Data Entry Specialist profesional. Berikut fasilitas yang akan kamu dapatkan:
- 2 project untuk portofolio
- Bimbingan langsung dari tutor dalam penyelesaian project
- Review project dan portofolio secara 1-on-1 dari tutor.
- Study case project menggunakan dataset nyata (Bukan dummy).
- Show case & hands on formula dan best practice dalam data entry
- Sesi sharing dan konsultasi dengan HR tanpa batasan waktu
- Bimbingan pembentukan professional branding sebagai data entry specialist
- Sertifikat dari Digital Skola untuk setiap peserta
Penasaran dengan materi yang akan kamu pelajari di kelas ini? Cek info lengkapnya di bawah!
