Data Entry Adalah: Definisi dan Penjelasan Lengkap 

digitalskola

digitalskola

30 Desember 2023

Data Entry Adalah
Data Entry Adalah (Photo by Windows on Unsplash)

Berbicara mengenai profesi yang pekerjaannya berkaitan dengan data, kini ada banyak pilihan karier data yang bisa kamu jadikan pilih, salah satu pilihan karier di bidang data yang tergolong beginner friendly dan skill-nya bisa dipelajari oleh siapa saja adalah profesi data entry. Biasanya banyak orang mengira data entry adalah profesi yang sama dengan admin, padahal keduanya adalah profesi yang berbeda. Data entry adalah profesi yang lebih fokus pada proses input data, sedangkan profesi admin lebih fokus pada mengelola kebutuhan administrasi bisnis. Bisa disimpulkan, job desk admin lebih luas dibandingkan data entry. 

Di era digital seperti saat ini, perusahaan mulai dari skala kecil hingga besar sangat mengandalkan berbagai data yang ada di perusahaan, tak heran kini profesi data entry juga jadi incaran perusahaan. Bahkan, menariknya profesi data entry juga disebut-sebut sebagai profesi yang cocok untuk dilakukan oleh siapa saja mulai dari lulusan SMA, mahasiswa, hingga ibu rumah tangga, karena selain skill-nya mudah dipelajari, ada banyak peluang freelance untuk data entry dari perusahaan lokal di Indonesia hingga perusahaan luar yang tidak memberikan syarat latar belakang pendidikan atau umur tertentu, dengan kata lain profesi ini fokus pada penguasaan skill. 

Jika kamu saat ini tertarik untuk mulai berkarier jadi data entry full time atau freelance, simak artikel ini sampai akhir untuk tahu penjelasan lengkap mengenai profesi data entry

Definisi Data Entry

Definisi Data Entry
         Definisi Data Entry (Photo by Windows on Unsplash)

Data entry adalah profesi yang bertanggung jawab untuk input dan memperbarui data ke dalam layanan elektronik atau basis data. Data entry termasuk pekerjaan yang sifatnya administratif karena tugas sehari-harinya adalah memasukkan data atau informasi ke sistem komputer atau database yang dimiliki perusahaan. Tugasnya melibatkan pengambilan data dari berbagai sumber seperti dokumen fisik, formulir, atau sumber digital lainnya untuk dimasukkan ke dalam format yang sesuai dengan penggunaan atau penyimpanan perusahaan. 

Contoh mudahnya, misalnya kamu bekerja sebagai data entry freelance di perusahaan skincare bernama Digital Glow, pasti setiap harinya perusahaan menerima kiriman barang berupa produk yang harus segera direkap datanya, biasanya data-datanya meliputi informasi terkait:

  • Nama produk = Digital Glow Serum, Digital Glow Night Cream, Digital Glow Day Cream, dan lain sebagainya
  • Jenis produk = Serum wajah, krim malam, krim pagi, dan lain sebagainya
  • Tanggal produksi = 22 Desember 2023, 24 Desember 2023, 26 Desember 2023, dan lain sebagainya
  • Tanggal expired = 22 Desember 2025, 24 Desember 2025, 26 Desember 2025, dan lain sebagainya

Kamu sebagai data entry freelance di perusahaan Digital Glow akan bertugas untuk input data-data tersebut ke database perusahaan Digital Glow. Tapi, perlu diingat biasanya data yang dimiliki perusahaan juga jumlahnya akan sangat banyak dan sumbernya datang dari berbagai jenis. Fakta menariknya, di era digital seperti saat ini tugas data entry juga sering dilakukan dalam skala yang besar menggunakan software khusus untuk memudahkan pengambilan dan pengolahan data secara efisien. 

BACA JUGA: Remote Working Indonesia: 18 Situs Terbaik

Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry

Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry
       Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry (Photo by Windows on Unsplash)

Tugas utama seorang data entry adalah memasukkan, melakukan verifikasi, mengedit data yang dimiliki perusahaan, hingga menjaga kerahasiaan informasi yang diproses. Namun, tak hanya input data perusahaan saja, berikut beberapa tugas dan tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan data entry: 

Memasukkan Data

Tugas utama seorang data entry adalah memasukkan data ke dalam database atau sistem komputer perusahaan. Biasanya, data yang akan kamu input bisa berbagai macam bentuk mulai dari teks, angka, hingga informasi lainnya yang relevan dengan pekerjaan atau bisnis yang bersangkutan. Perlu diingat dalam menjalankan tugas memasukkan data ini seorang data entry harus memiliki soft skills attention to detail dan harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi agar data yang kamu input benar dan akurat. 

Koreksi dan Verifikasi Data

Seorang data entry juga bertanggung jawab untuk memeriksa dan memperbaiki kesalahan yang ada pada data yang akan dimasukkan. Data entry harus bisa memastikan data yang dimasukkan sudah diverifikasi dengan benar sesuai dengan pedoman yang sudah diberikan perusahaan.

Menjaga Kerahasiaan Data

Tugas penting yang harus dilakukan oleh data entry adalah menjaga kerahasiaan informasi yang diproses. Biasanya, setiap perusahaan akan memiliki kebijakan privasi dan keamanan yang berbeda-beda. Maka dari itu, jika kamu menjadi data entry freelance, kamu harus bisa menjaga kerahasiaan data sesuai dengan kebijakan privasi dan keamanan yang ditetapkan oleh masing-masing perusahaan. Selain itu, kamu juga harus bisa menjaga kerahasiaan data pribadi atau data sensitif lainnya yang bisa merugikan perusahaan atau individu jika terjadi kebocoran data. 

Mengatur Data

Data entry juga bertanggung jawab untuk mengatur data yang sudah dimasukkan ke dalam sistem komputer atau database perusahaan. Biasanya, data entry akan mengatur data dengan cara:

  • Mengkategorikan data
  • Mengindeks data
  • Mengelompokkan data

Tugas mengatur data ini dilakukan agar nantinya perusahaan bisa dengan mudah mengakses dan mengelola data yang sudah kamu input sebelumnya.

Kolaborasi dengan Tim

Meskipun pekerjaan data entry sebenarnya bisa dilakukan secara mandiri, tetapi seringkali data entry juga perlu bekerjasama dengan tim lain. Biasanya, data entry akan berkolaborasi dengan tim lain untuk memastikan data yang sudah dimasukkan sesuai dengan kebutuhan yang masing-masing tim butuhkan. Maka dari itu, data entry harus memiliki soft skill communication dan collaboration yang mumpuni. 

Melakukan Transkrip Data

Tugas dari data entry yang lainnya adalah melakukan transkrip data yaitu proses memindahkan data dalam bentuk audio, video, hingga gambar ke format tertulis atau teks secara lengkap tanpa mengubah baik itu menambahkan atau mengurangi informasi yang ada di dalamnya. Jadi, data entry juga harus terbiasa memasukkan hingga memindahkan data dari berbagai format.  

Menyiapkan Laporan dari Data

Biasanya, data entry juga akan diminta oleh departemen yang ada di perusahaan untuk menyiapkan laporan yang relevan sesuai dengan kebutuhan departemen terkait. Untuk menyiapkan laporan ini, data entry bisa membuat visualisasi dari data-data yang sudah dimasukkan sebelumnya. 

Menguji Sistem Database

Tugas data entry lainnya adalah menguji sistem database baru dan pembaruan dari perangkat lunak yang dimiliki perusahaan. Biasanya, jika kamu berkarier jadi data entry full time di suatu perusahaan, maka perusahaan akan melakukan pembaruan perangkat lunak untuk bekerja. Di sini, sebagai data entry kamu akan berperan untuk menguji sistem database tersebut. 

Selain dari tugas yang dijelaskan di atas, biasanya seorang data entry juga akan memiliki tugas dan tanggung jawab lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan. 

Skill yang Diperlukan Data Entry

Skill yang Diperlukan Data Entry
             Skill yang Diperlukan Data Entry (Photo by Windows on Unsplash)

Fun fact, profesi data entry termasuk profesi yang skill-nya mudah dipelajari oleh pemula. Berikut beberapa skill yang harus kamu kuasai jika tertarik untuk berkarier jadi data entry

Mengoperasikan Komputer

Skill utama yang harus dimiliki data entry adalah mengoperasikan komputer dengan baik. Karena tak bisa dipungkiri pekerjaan data entry akan banyak berkaitan dengan komputer. Oleh karena itu, jika kamu saat ini belum terbiasa menggunakan komputer atau laptop maka kamu bisa mulai belajar untuk mengoperasikan komputer atau laptop dengan baik. 

Mengetik Cepat

Skill penting yang harus dimiliki data entry adalah mengetik cepat dan cermat karena setiap harinya data entry akan bertugas untuk memasukkan data dalam jumlah yang sangat banyak dan dalam waktu yang singkat. Maka dari itu, kamu harus terbiasa mengetik cepat dan memperhatikan akurasi data agar tidak terjadi kesalahan memasukkan data. 

Attention to Detail

Skill penting lainnya adalah attention to detail. Data yang dimasukkan data entry ke sistem komputer atau database perusahaan nantinya akan digunakan perusahaan untuk mengambil tindakan selanjutnya. Bayangkan jika kamu salah memasukkan data, maka bisa jadi kamu akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 

Microsoft Word atau Google Docs

Data entry harus bisa menggunakan software pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs. Karena umumnya perusahaan juga akan memiliki data yang formatnya adalah tulisan atau teks. Maka dari itu, penguasaan software pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs sangat penting untuk membantu kamu memasukkan data berupa teks. 

Microsoft Excel atau Google Sheets

Kemudian, skill yang dibutuhkan oleh data entry adalah penggunaan Microsoft Excel atau Google Sheets yang nantinya akan digunakan untuk memasukkan data dalam bentuk angka. Namun, tidak cukup bisa rumus basic Microsoft Excel saja, untuk bisa jadi freelance data entry yang dicari industri itu kamu harus menguasai Microsoft Excel hingga level advanced:

Sistem Internal Perusahaan

Selanjutnya tak kalah penting skill data entry yang harus dimiliki adalah menguasai sistem internal perusahaan. Biasanya, setiap perusahaan akan memiliki sistem internal yang berbeda-beda, oleh karena itu penting untuk kamu sebelum melamar pekerjaan data entry memperhatikan job description termasuk software yang akan digunakan di masing-masing perusahaan. 

Bisa disimpulkan, jika dilihat dari tugas dan skill-nya, profesi data entry memang termasuk kategori pekerjaan beginner friendly. 

Jenis-jenis Role Data Entry Adalah

Jenis-jenis Role Data Entry Adalah
                     Role Data Entry (Photo by Samuel Sianipar on Unsplash)

Jika kamu coba explore di berbagai job platform, kamu akan menemukan beberapa role terkait data entry yang lebih spesifik sesuai dengan jobdesk-nya, berikut beberapa diantaranya:

  • Data entry clerk = Bertanggung jawab untuk input data numerik maupun alfabetik
  • Data entry keyer = Bertanggung jawab untuk menyalin data dari bentuk hardcopy ke dalam sistem komputer, melakukan scan dokumen, dan lain sebagainya
  • Transcriptionist = Bertanggung jawab untuk mentranskrip rekaman format audio maupun video menjadi bentuk dokumen
  • Proofreader = Melakukan proofread atau review terhadap tata bahasa atau tanda baca dalam dokumen
  • Word processor atau typist = Membantu membuat laporan hingga korespondensi

Gaji Data Entry Adalah

Gaji Data Entry Adalah
                     Gaji Data Entry (Photo by Mufid Majnun on Unsplash)

Di Indonesia rata-rata gaji data entry full time kisaran 4-17jt/bulan (Source: Glassdoor). Mengutip Glassdoor berikut bocoran gaji data entry full time di beberapa perusahaan Indonesia:

  • Grab = 4,6-6 jt/bulan
  • The Global Fund = 4,5-5jt/bulan
  • Traveloka = 6-7jt/bulan
  • Bank Indonesia = 8-9jt/bulan
  • Kalbe Nutritionals = 4-5jt/bulan

Lalu, mengutip Indeed, ZipRecruiter, dan Upwork, berikut kisaran gaji data entry freelance:

  • Data Entry Clerk = Mulai dari Rp. 281rb/project
  • Data Entry Keyer = Mulai dari Rp. 294rb/project
  • Transcriptionist = Mulai dari Rp. 232rb/project
  • Proofreader =  Mulai dari Rp. 248rb/project
  • Word Processor/Typist = Mulai dari Rp. 201rb/project

Peluang Kerja dan Situs Lowongan Data Entry Adalah

Peluang Kerja dan Situs Lowongan Data Entry Adalah
                Peluang Kerja Data Entry (Photo by Jenny Ueberberg on Unsplash)

Faktanya, di job platform seperti Linkedln hingga Jobstreet ada banyak lowongan kerja untuk data entry bahkan jumlahnya hingga ribuan. Selain itu, di platform freelance seperti Upwork hingga Jooble ada banyak juga lowongan project terkait data entry. Bahkan, data entry berpeluang untuk kerja secara remote di perusahaan global, lho! Berikut beberapa rekomendasi situs lowongan kerja untuk mencari lowongan data entry:

Linkedln

Job platform paling populer ini bisa kamu manfaatkan untuk mencari lowongan data entry mulai dari full time hingga freelance. Di situs ini kamu bisa mengatur untuk mencari lowongan kerja berdasarkan lokasi, range gaji, hingga sistem kerja. 

Jobstreet

Selanjutnya kamu juga bisa mencari lowongan kerja data entry full time di situs Jobstreet. Fun fact, biasanya di job platform Jobstreet akan ada lebih banyak lowongan dari perusahaan-perusahaan besar Indonesia mulai dari BUMN hingga perusahaan multinasional. 

Upwork

Selanjutnya jika kamu ingin mencari lowongan freelance, kamu bisa coba di platform freelance terbesar di dunia yaitu Upwork. Di Upwork kamu harus melakukan penawaran pekerjaan yang diminta oleh klien dan nantinya kamu juga harus mengirimkan proposal ke klien tersebut, jika calon klien tersebut tertarik maka selanjutnya kamu akan diundang untuk diskusi terkait pekerjaannya. 

Jooble

Selanjutnya, kamu bisa mencari lowongan kerja berdasarkan kota yang ada di Indonesia. Di situs Jooble ada lebih dari 40 lokasi Indonesia yang tersedia untuk kamu mencari pekerjaan sesuai dengan minat. Di situs ini juga kamu bisa mencari lowongan kerja full time hingga freelance data entry. 

Fiverr

Selanjutnya, kamu juga bisa mencari lowongan freelance data entry di situs Fiver. Bedanya dengan situs freelance lainnya seperti Upwork, di Fiverr kamu sebagai freelance data entry tinggal menunggu dikontak oleh calon klien. Maka dari itu, cara kamu memasarkan diri juga akan sangat berpengaruh. 

Jurusan Terkait Data Entry

Jurusan Terkait Data Entry
                Jurusan Terkait Data Entry (Photo by Pang Yuhao on Unsplash)

Fakta menariknya, untuk bisa jadi seorang data entry tidak ada ketentuan wajib terkait latar belakang pendidikan. Bahkan, jika kamu saat ini lulusan SMA atau SMK juga tetap bisa berkarier jadi data entry asal memiliki skill-nya. Namun, jika kamu saat ini sedang mempertimbangkan untuk mengambil kuliah yang jurusannya terkait dengan data entry, maka kamu bisa menimbah ilmu dari jurusan berikut:

  • Statistika
  • Matematika
  • Ilmu Administrasi

Jika tidak punya latar belakang pendidikan linear, kamu bisa ambil ospi mengikuti pendidikan non-formal seperti pelatihan dari lembaga seperti Digital Skola. 

Cara Berkarier Jadi Data Entry

Cara Berkarier Jadi Data Entry
             Syarat Berkarier Jadi Data Entry (Photo by Ed Hardie on Unsplash)

Pekerjaan yang tergolong cukup mudah ini sebenarnya tidak bisa dikerjakan oleh sembarang orang, karena untuk bisa jadi data entry kamu harus memiliki skill dan kemampuan yang mumpuni. Jika kamu saat ini ingin berkarier jadi data entry, berikut beberapa langkah yang bisa kamu ikuti: 

Menguasai Skill

Tentunya langkah pertama yang harus kamu lakukan untuk bisa jadi data entry adalah menguasai skill-nya. Tipsnya, sebelum apply lowongan data entry, kamu bisa coba explore berbagai job platform dan lihat satu-satu job description dan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Dari situ, kamu bisa menarik kesimpulan skill-skill yang dicari industri dan kamu bisa fokus menguasai skill yang sesuai dengan kebutuhan industri. Untuk kamu yang ingin belajar data entry dari nol, kamu bisa coba belajar dari berbagai sumber internet seperti:

Buat Portofolio yang Menarik

Membuat portofolio yang menarik adalah cara terbaik untuk menunjukkan kepada perusahaan dan klien terkait potensi kamu sebagai data entry. Portfolio kamu harus mencakup proyek-proyek yang pernah dilakukan dan keahlian yang kamu miliki. Berikut beberapa rekomendasi project yang bisa kamu jadikan portofolio:

  • Project input data numerik dan alfabetik
  • Project menyalin data dari bentuk hardcopy 
  • Project scan dokumen
  • Project transkrip rekaman format audio maupun video menjadi bentuk dokumen
  • Project proofread atau review tata bahasa atau tanda baca di dokumen
  • Project membuat laporan hingga korespondensi

Bangun Professional Branding

Jika kamu sudah memiliki skill dan portfolio, kamu bisa melanjutkan untuk membangun professional branding di Linkedln. Kamu bisa mulai bangun optimasi profil Linkedln seperti ini:

Setelah itu, kamu bisa mulai post project yang pernah kamu buat dan mulai menambah networking dengan orang-orang yang berkarier di bidang data entry. 

Belajar Data Entry dari Nol

Belajar Data Entry dari Nol
             Berkarier Jadi Data Entry Adalah (Photo by Ed Hardie on Unsplash)

Jika kamu tertarik untuk berkarier jadi data entry, kamu bisa mulai pelajari skill dari nol bareng Digital Skola. Di kelas Data Entry Specialist: Belajar Mengelola Data dengan Ms Excel secara Profesional kamu akan belajar dan praktik langsung dengan para tutor expert berbagai skill pengelolaan data menggunakan Microsoft Excel mulai dari fungsi basic (IF, grafik, & chart) hingga advanced (VLOOKUP, HLOOKUP, Text Based Functions sampai visualisasi data).

Nantinya kamu juga akan menghasilkan project dan portofolio untuk memperkuat profilmu sebagai seorang calon Data Entry Specialist profesional. Kamu juga akan dapat fasilitas lengkap seperti:

  • 2 project untuk portofolio
  • Bimbingan langsung dari tutor dalam penyelesaian project
  • Review project dan portofolio secara 1-on-1 dari tutor.
  • Study case project menggunakan dataset nyata (Bukan dummy).
  • Show case & hands on formula dan best practice dalam data entry
  • Sesi sharing dan konsultasi dengan HR tanpa batasan waktu
  • Bimbingan pembentukan professional branding sebagai data entry specialist
  • Sertifikat dari Digital Skola untuk setiap peserta

Penasaran? Cek info lengkapnya dengan klik button di bawah ini!

chat