Data kini jadi aset berharga bagi perusahaan dari berbagai industri. Untuk mengolah data tersebut, dibutuhkan tenaga kerja yang terampil dalam memasukkan data ke dalam sistem komputer yang ada di perusahaan. Hal inilah yang mencari pemicu utama tingginya jumlah lowongan kerja data entry dari perusahaan dalam hingga luar negeri. Salah satu spesialisasi data entry yang kini sedang high demand dibutuhkan banyak industri adalah data entry clerk.
Sebenarnya, meningkatnya jumlah lowongan kerja data entry di Indonesia dan global disebabkan oleh beberapa faktor utama, seperti:
- Meningkatnya penggunaan data = Perusahaan kini semakin mengandalkan data untuk membuat keputusan bisnis. Data dikumpulkan dari berbagai sumber seperti transaksi pelanggan, situs web, hingga media sosial untuk dianalisis dan digunakan
- Kebutuhan akan efisiensi = Perusahaan mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya, salah satunya dengan hiring data entry clerk untuk membantu perusahaan mengerjakan tugas-tugas terkait data
- Kemajuan teknologi = Teknologi data entry terus berkembang hingga membuat proses input data lebih cepat dan akurat. Hal ini membuka peluang baru bagi perusahaan untuk dari berbagai macam negara untuk buka lowongan data entry secara remote
Akibat dari faktor-faktor ini permintaan untuk data entry terus meningkat. Lowongan kerja untuk data entry juga tersedia di berbagai industri mulai dari kesehatan, keuangan hingga teknologi. Jika kamu saat ini sedang mencari informasi terkait spesialisasi karier di bidang data entry, maka simak artikel ini sampai akhir untuk tahu penjelasan lengkap mengenai data entry clerk!
Definisi Data Entry Clerk
Di bidang data entry, ada beberapa spesialisasi karier yang bisa kamu pilih sesuai minat dan bakat. Salah satunya adalah data entry clerk. Profesi data entry clerk adalah orang yang bertanggung jawab untuk input data numerik maupun alfabetik. Jadi, profesi ini bisa dibilang lebih fokus pada data-data numerik dan alfabetik yang dimiliki perusahaan saja.
Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan berbasis data, peran data entry clerk sangat penting. Profesi ini tidak hanya bertugas memasukkan data numerik dan alfabetik, tetapi juga bertugas untuk memastikan keakuratan dan integritas data yang dimasukan. Jika kamu tertarik untuk mencari tahu lebih lengkap spesialisasi karier data entry lainnya bisa cek di artikel ini.
Tugas Data Entry Clerk
Data entry clerk memiliki peran penting dalam analisis dan interpretasi data di perusahaan. Mereka bertugas untuk mengumpulkan data yang kemudian akan digunakan oleh data analyst dan karyawan lain untuk memahami pola dalam bidang operasi, pemasaran, dan proses lain di perusahaan.
Mengutip Indeed, tanggung jawab utama data entry clerk adalah memastikan bahwa data perusahaan akurat, terkini, dan terorganisir. Biasanya, mereka juga membantu perusahaan memproses faktur untuk pembayaran. Lebih lengkapnya, berikut beberapa contoh tugas data entry clerk:
Memasukkan Data Numerik dan Alfabetik
Tanggung jawab data entry clerk fokus pada memasukkan data numerik dan alfabetik:
- Data Numerik = Meliputi angka, statistik, nilai, harga, kuantitas, dan data finansial lainnya. Contohnya: Harga produk, jumlah penjualan, statistik kinerja, dan lain sebagainya
- Data Alfabetik = Meliputi teks, nama, alamat, deskripsi, dan informasi berbasis huruf. Contohnya: Nama pelanggan, alamat email, deskripsi produk, dan lain sebagainya
Memverifikasi dan Memvalidasi Data
Data entry clerk juga bertugas untuk mengecek kembali data yang dimasukkan untuk memastikan data tidak ada kesalahan menggunakan sumber data asli atau dokumen pendukung untuk memverifikasi keakuratan.
Memperbarui Informasi
Data entry spesialisasi clerk juga bertugas untuk selalu meng-update data yang sudah ada berdasarkan informasi terbaru yang diterima serta menghapus data yang sudah tidak relevan atau usang.
BACA JUGA: Kupas Tuntas Contoh Tugas Data Entry
Mengelola Sistem Data
Bertugas untuk mengatur dan menyimpan data dalam sistem komputer atau basis data dengan cara yang terorganisir dan efisien, serta membuat cadangan data untuk mencegah kehilangan informasi.
Mengelola Keamanan Data
Umumnya, data yang ditangani oleh data entry spesialisasi clerk seringkali bersifat sensitif. Mereka harus memastikan bahwa data tersebut dijaga kerahasiaannya dan hanya bisa diakses oleh orang yang diizinkan. Biasanya, ada protokol keamanan perusahaan untuk menangani informasi tersebut.
Menyusun Laporan
Tugas selanjutnya adalah membuat laporan berdasarkan data yang sudah dimasukkan untuk keperluan analisis atau presentasi kepada manajemen. Misalnya, data untuk laporan bulanan, kuartal, hingga tahunan.
Skills Data Entry Clerk
Menjadi seorang data entry clerk memerlukan berbagai keterampilan agar bisa melakukan tugas dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa keterampilan utama yang diperlukan:
Kecepatan dan Ketelitian Mengetik
Kemampuan mengetik dengan cepat dan akurat sangat penting untuk menghindari kesalahan dan meningkatkan produktivitas.
Keterampilan Analitis
Mampu memahami dan menganalisis data yang dimasukkan untuk mengidentifikasi pola dan tren, serta menggunakan data untuk membuat laporan dan mendukung pengambilan keputusan.
Manajemen Waktu
Umumnya, data entry bekerja secara remote, oleh karena itu kamu harus mampu mengelola waktu dengan baik untuk bisa menyelesaikan tugas dengan efisien.
Kemampuan Berkomunikasi
Walaupun umumnya bekerja secara remote, namun kamu juga akan tetap berkolaborasi dengan berbagai tim secara remote. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi yang baik untuk berkoordinasi dengan anggota tim lain adalah aspek yang sangat krusial. Kamu harus bisa menyampaikan informasi secara jelas dan efektif.
Fleksibilitas dan Adaptabilitas
Harus mampu beradaptasi dengan perubahan dalam prosedur atau alat kerja, serta fleksibel dalam menghadapi tuntutan kerja yang mungkin berubah dari waktu ke waktu.
Tools Data Entry Clerk
Data entry clerks menggunakan berbagai tools untuk membantu input dan mengelola data numerik dan alfabetik dengan efisien. Berikut beberapa tools yang sering digunakan:
Microsoft Excel
Digunakan untuk mengelola data dalam format tabel, melakukan perhitungan, dan membuat grafik. Beberapa fungsi yang umum digunakan:
- VLOOKUP
- Pivot table
- Makro
Google Sheets
Alternatif online dari Excel yang memungkinkan kolaborasi real–time dan penyimpanan cloud. Tools ini memiliki banyak fungsi yang mirip dengan Excel termasuk formula dan pivot table.
Microsoft Access
Digunakan untuk membuat dan mengelola basis data yang lebih kompleks untuk entri data, query, dan laporan.
SQL (Structured Query Language)
Digunakan untuk mengelola dan memanipulasi basis data relasional seperti MySQL, PostgreSQL, dan SQL Server.
Oracle
Platform enterprise resource planning system yang digunakan untuk mengelola data finansial, rantai pasokan, dan sumber daya manusia.
Tantangan Kerja Data Entry Clerk
Tertarik berkarier jadi data entry spesialisasi clerk? Ini tantangan yang akan kamu hadapi:
Kesalahan Manual
Risiko kesalahan tinggi dalam memasukkan data secara manual karena kelelahan atau ketidak hati-hatian yang menyebabkan kesalahan dalam input data.
Volume Data yang Besar
Mengelola volume data yang besar bisa jadi tantangan karena memerlukan kecepatan dan efisiensi tinggi untuk mengatasi beban kerja yang besar.
Keamanan Data
Perlindungan data sensitif dan akses tidak sah atau kebocoran data, sehingga kamu harus memastikan kebijakan keamanan data yang ketat.
Lingkungan Kerja Data Entry Clerk
Merujuk Indeed Career Guide, umumnya data entry clerk bekerja di dua lingkungan. Pertama, di kantor bersama karyawan lain di perusahaan. Kedua, bekerja secara remote dari rumah. Banyak data entry clerk yang bekerja secara full time, freelance, hingga part time. Jika kamu memilih bekerja secara freelance maka kamu bisa memilih jam kerja sendiri. Sedangkan, jika kamu bekerja secara full time atau part time, kamu harus mengikuti jam yang sudah ditentukan perusahaan.
Fakta menariknya, manfaat lain bekerja sebagai data entry spesialisasi clerk adalah potensi untuk kariernya berkembang sangat tinggi karena peran ini akan terus jadi krusial di perusahaan.
Peluang Karier Data Entry Clerk
Mengutip ZipRecruiter, rata-rata gaji data entry clerk adalah 281rb/project. Dilihat dari sisi peluang kariernya, profesi ini sangat menjanjikan dan dibutuhkan berbagai industri seperti:
- Data entry clerk medis = Bekerja di rumah sakit, klinik, atau perusahaan asuransi kesehatan
- Data entry clerk keuangan = Bekerja di bank, perusahaan akuntansi, atau perusahaan investasi
- Data entry clerk hukum = Bekerja di firma hukum, kantor pemerintah, atau lembaga penegak hukum.
- Data entry clerk ritel = Bekerja di toko ritel, supermarket, atau toko online.
- Data entry clerk transkripsi = Bekerja di perusahaan transkripsi, layanan pelanggan, atau industri media
Selain itu, dari sisi jenis data juga yang bisa dikelola data entry clerk sangat beragam seperti:
- Data entry clerk medis = Memasukkan data medis, seperti riwayat kesehatan pasien, hasil tes, dan klaim asuransi
- Data entry clerk keuangan = Memasukkan data keuangan, seperti transaksi keuangan, faktur, dan laporan keuangan
- Data entry clerk hukum = Memasukkan data hukum, seperti dokumen pengadilan, kontrak, dan catatan kasus
- Data entry clerk ritel = Memasukkan data penjualan, informasi produk, dan data pelanggan
- Data entry clerk transkripsi = Mentranskripsikan audio atau video ke dalam format teks
BACA JUGA: Bocoran Pertanyaan Interview User Untuk Berbagai Profesi
Siapa yang Cocok Jadi Data Entry Clerk?
Menjadi seorang data entry dengan spesialisasi clerk yang fokus menginput data numerik dan alfabetik memerlukan keterampilan dan karakteristik tertentu. Berikut beberapa kualifikasi dan tipe orang yang cocok untuk profesi ini:
- Individu dengan kemampuan mengetik cepat dan akurat
- Memiliki ketelitian dan perhatian terhadap detail
- Mampu bekerja dengan tekun dan sabar
- Memiliki kemampuan memecahkan masalah
- Mampu multitasking
Orang yang memiliki keterampilan dan karakteristik di atas cenderung cocok dan berhasil dalam peran sebagai data entry clerk yang fokus menginput data alfabetik dan numerik. Mereka akan mampu bekerja dengan efisien, menjaga akurasi, dan memberikan kontribusi signifikan pada pengelolaan data dalam organisasi.
Mulai Karier Jadi Data Entry Clerk
Jika tertarik berkarier jadi data entry clerk, kamu bisa mulai dengan belajar bersama di kelas Data Entry Specialist: Belajar Mengelola Data dengan Ms Excel dari Digital Skola. DI kelas ini, kamu akan dapat fasilitas lengkap yang bisa menunjang karier sebagai data entry:
- 2 project untuk portofolio
- Bimbingan langsung dari tutor dalam penyelesaian project
- Review project dan portofolio secara 1-on-1 dari tutor.
- Study case project menggunakan dataset nyata (Bukan dummy).
- Show case & hands on formula dan best practice dalam data entry
- Sesi sharing dan konsultasi dengan HR tanpa batasan waktu
- Bimbingan pembentukan professional branding sebagai data entry specialist
- Sertifikat dari Digital Skola untuk setiap peserta
Penasaran dengan kelas ini? Cek info lengkapnya dengan klik button di bawah ini!
