Excel Hacks: Tips Untuk Berbagai Kebutuhan Profesi

digitalskola

digitalskola

15 November 2021

excel hacks
Photo by Microsoft Edge on Unsplash

Ada banyak jenis pekerjaan dan perusahaan yang berbeda di luar sana. Tetapi, satu kesamaan yang menjadi benang merah adalah pemakaian Excel di berbagai industri yang berjalan. Guru, pengusaha, dan ilmuwan merupakan contoh kecil dari total 80% persen pekerjaan yang membutuhkan penguasaan keterampilan spreadsheet dan word-processing software (Burning Glass). Excel merupakan tools yang telah dikembangkan selama bertahun-tahun dengan kemampuan luar biasa dalam pengolahan data. Hingga hari ini, ada berbagai Excel hacks yang mampu memudahkan input dan penghitungan data di dalamnya. 

Mengembangkan keterampilan Excel adalah cara yang ampuh untuk memudahkan pekerjaan seperti para profesional. Dengan menggunakan Excel kamu bisa memanfaatkan berbagai rumus dan tools yang mampu meningkatkan efisiensi kerja. Selain itu, dengan menguasai Excel kamu juga akan mendapatkan banyak keuntungan seperti:

  • Menunjang perkembangan karier
  • Penguasaan terhadap keterampilan baru
  • Menggunakan shortcut agar proses pembangunan data jadi semakin efektif serta sistematis
  • Menambah efisiensi dan produktivitas

Pada akhirnya dengan menguasai berbagai Excel hacks, pekerja dari berbagai profesi dan dari berbagai level mulai dari pemula sampai tenaga profesional akan merasakan kemudahan saat menyelesaikan pekerjaan. Penasaran apa saja Excel hacks yang bisa bantu memudahkan pekerjaan kamu? Simak artikel ini sampai akhir!

Excel Hacks: Tips Untuk HR

Excel hacks pertama untuk kamu yang bekerja sebagai HR. Berikut hacks-nya:

Filtering Data

Salah satu tugas HR yang paling umum adalah memfilter rincian karyawan dalam database karyawan. Kamu yang bekerja sebagai HR pasti butuh memfilter data karyawan berdasarkan tanggal mulai, gaji, atau departemen. Berikut hacks-nya:

  • Step 1: Highlight data and tekan Ctrl + T untuk memformat sebagai tabel Excel
  • Step 2: Di bawah {Table Tools} Design > Properties > Table Name, ganti nama tabel jadi “Emp”
  • Step 3: Klik panah di samping dan buka filter lalu masukkan filter sebagai kriteria dan klik OK 
  • Step 4: To menghapus filter, cukup klik di mana saja di tabel Excel. Klik Data > Sort & Filter > Clear

Gunakan Fungsi TODAY 

HR sering kali diharuskan menghitung rentang tanggal dengan mengacu pada tanggal hari ini. Contoh praktiknya adalah menghitung usia karyawan dan masa kerja mereka di perusahaan. Fungsi =TODAY() akan menyesuaikan secara otomatis sehingga kamu selalu memiliki tanggal hari ini dalam rumus. 

Gunakan Fungsi Pivot Tables

HR perlu menggunakan Excel hacks tabel pivot untuk berbagai kebutuhan, contohnya untuk memeriksa pengeluaran gaji dan jumlah karyawan untuk setiap departemen. Berikut hacks-nya:

  • Highlight tabel lalu Insert > Tables > PivotTables.
  • Klik Worksheet dan klik di cell di mana kamu ingin meletakkan laporan
  • Lakukan hal berikut di Pivottable Fields window: Drag “Dept” ke Row Labels, Drag “Name” ke Value, Drag “Salary” ke Values

BACA JUGA: 7 Fungsi Penting Excel untuk Data Analyst

Excel Hacks: Tips Untuk Data Analyzing

Excel hacks selanjutnya untuk profesi yang sehari-harinya mengerjakan data analyzing. Berikut hacks-nya:

Biasakan Diri dengan Keyboard Shortcut

Jika kamu ingin mencari cara untuk menghemat waktu, perlu adanya pembiasaan diri dengan menggunakan keyboard shortcut yang berbeda-beda. Beberapa contoh keyboard shortcut yang dapat kamu pakai, antara lain:

  • Select all cells: Ctrl+A (Windows); Command+A (Mac)
  • Insert new worksheet: Alt+Shift+F1 (Windows); Option+Shift+fn+F1 (Mac)
  • Insert new column atau row: Ctrl+Shift+= kemudian pilih Entire row atau Entire column (Windows). Gunakan cara yang sama untuk Mac, bedanya Ctrl ganti dengan Command
  • Delete selected column atau row: Ctrl+Shift+- lalu klik Entire row atau Entire column (Windows). Bila menggunakan Mac, ganti Ctrl dengan Command
  • Insert current time: Ctrl+Shift+: (Windows); Command+Shift+: (Mac)
  • Insert current date: Ctrl+; (Windows dan Mac)
  • Date format: Ctrl+Shift+# (Windows dan Mac)
  • Baris baru di dalam cells agar data lebih mudah dibaca: Alt+Enter (Windows); Option+Enter (Mac)
  • Switch formula dan value: Ctrl+~ (Windows dan Mac)
  • Open search box: Shift+F5 (Windows); Shift+fn+F5 (Mac)
  • Select row: Shift+spacebar (Windows dan Mac)
  • Select column: Ctrl+spacebar (Windows dan Mac)

Select All Cells Menggunakan Sebuah Klik

Kamu sedang menyusun ratusan hingga ribuan data dan perlu melakukan format select terhadap seluruh informasi di dalam spreadsheet? Gunakan hacks yang berguna untuk memilih semua cells tanpa terkecuali menggunakan sebuah klik di halaman Excel. Klik tanda segitiga abu-abu muda yang terletak di bagian kiri atas spreadsheet. Cukup klik satu kali untuk memilih seluruh cells. Mudah, bukan?

Resize Columns dan Rows Secara Instan

Teks yang melewati batas cells adalah sesuatu yang cenderung menyebalkan. Kamu perlu melakukan click and drag untuk mengubah ukuran column sehingga punya lebar yang sempurna sebagai solusinya. Beruntungnya, kamu dapat melakukannya secara instan. Letakkan cursor pada garis antara dua penanda columns, misalnya E dan F. Kamu akan melihat tanda yang terlihat seperti dua panah berhadapan. Klik dua kali pada garis yang ukurannya ingin disesuaikan dengan garis tepi cells.

Mengaplikasikan Format yang Sama

Misalnya, kamu ingin membuat column “Total” yang memiliki bold font sama seperti column “Harga tiap barang” yang sudah ada di spreadsheet. Sangat mudah untuk menerapkan kebutuhan tersebut. Pilih cell dengan format yang bersangkutan kemudian pilih bagian cell yang akan menerima penerapan format tersebut. Klik kanan lalu pilih “Paste Special” dan klik box format untuk menerapkannya pada worksheet.

Insert Lebih dari Satu Column atau Rows

Ada trik cepat yang memungkinkan kamu untuk memasukkan beberapa column dan rows ke dalam spreadsheet dalam satu klik. Lakukan highlight terhadap jumlah column dan rows yang ingin disisipkan kemudian klik kanan dan Insert. Dengan begitu, kamu sudah memiliki column baru tanpa harus memasukkannya secara terpisah. Bila membutuhkan rows baru, lakukan hal yang sama pada cell rows di bagian kiri.

Membuat Copy dari Suatu Worksheet

Kamu hanya perlu menyunting data dan informasi dari masing-masing cells. Untuk mempraktikkannya, klik kanan pada pilihan worksheet yang ada di bawah lalu pilih Move or Copy. Muncul pop up yang akan menanyakan posisi worksheet yang akan dipindahkan atau disalin. 

Embed Spreadsheet pada Excel

Jika kamu menyusun laporan, proposal, atau dokumen penting lainnya di Word, akan terasa mudah ketika bisa menempatkannya ke dalam halaman Word. Pilih dan copy bagian Excel yang ingin dimasukkan ke dalam dokumen Word. Buka Word kemudian pilih Paste dan Paste Special. Ketika muncul pop up berikutnya, kamu dapat memilih Microsoft Excel Worksheet Project. Pastikan kamu juga memilih opsi Paste Link lalu klik OK. Setelah berhasil, mungkin kamu hanya perlu melakukan penyesuaian ukuran secara singkat sebelum melanjutkan pekerjaan.

Input Restriction dengan Data Validation Function

Bila ingin memastikan bahwa data di luar rentang nilai tertentu tidak perlu dimasukkan, buka menu Data. Lanjutkan ke Data Validation kemudian Setting. Input ketentuan lalu geser ke Input Messages untuk memasukkan prompt berdasarkan rentang nilai yang dimaksud. Cara kerjanya adalah memunculkan warning message apabila input suatu data tidak tergolong ke dalam rentang nilai yang tidak memenuhi syarat.

Excel Hacks: Tips Untuk Digital Marketer

Excel hacks selanjutnya untuk kamu yang bekerja di bidang digital marketing.  Berikut hacks-nya:

Gunakan Shortcuts 

Untuk memudahkan pekerjaan, kamu harus membiasakan diri menggunakan shortcuts. Berikut beberapa shortcut yang biasa digunakan untuk profesi yang berkaitan dengan digital marketer

  • CTRL+SHIFT+L = Menerapkan filter ke baris atas
  • CTRL+A = Pilih semua sel dalam data
  • F7 = Periksa ejaan dengan cepat untuk cek typo dalam iklan 
  • CTRL+F = Temukan dan ganti tool untuk mengedit kumpulan data besar dengan cepat

Gunakan Formula yang Berguna Untuk Digital Marketer 

Excel hacks selanjutnya adalah formula yang banyak digunakan oleh digital marketer, diantaranya: 

  • SUMIF = Menjumlahkan data yang memenuhi karakteristik yang kamu identifikasi
  • LEN = Menghitung jumlah karakter dalam sel 
  • CONCATENATE = Menggabungkan teks dari 2 sel atau lebih.

Charting dan Graphing

Digital marketer pasti akan sering melakukan presentasi terkait berbagai hal seperti presentasi monthly report dan lain sebagainya. Agar presentasi lebih menarik,  kamu bisa menggunakan fitur grafik dan pembuatan bagan untuk menghidupkan data dan membuat angka-angkanya mudah dicerna oleh klien atau atasan untuk ditinjau dan dipahami.

BACA JUGA: Tips Excel: 10 Langkah Hasilkan Presentasi Powerful

Excel Hacks: Tips Untuk Admin

Excel hacks selanjutnya untuk kamu yang bekerja sebagai admin atau sehari-harinya mengerjakan hal yang berkaitan dengan administrasi. Berikut hacks-nya:

Gunakan Keyboard Shortcut

Untuk memudahkan pekerjaan sebagai admin, kamu harus membiasakan diri menggunakan keyboard shortcut seperti shortcut action ini: 

  • Memulai garis baru dalam cell yang sama= Alt+Enter
  • Memilih seluruh kolom di lembar kerja= Ctrl+Spacebar
  • Mengisi seluruh rentang cell yang dipilih dengan data yang sama= Ctrl+Enter
  • Melengkapi entri cell dan memilih cell di atasnya= Shift+Enter
  • Memilih semua objek di lembar kerja= Ctrl+Shift+Spacebar
  • Mengulangi perintah atau tindakan terakhir, jika memungkinkan (redo)= Ctrl+Y
  • Memilih seluruh baris di lembar kerja= Shift+Spacebar

Rumus LOOKUP

Profesi administratif akan banyak membutuhkan Excel hacks LOOKUP seperti:

  • VLOOKUP = Mencari nilai tertentu dari kolom tabel paling kiri. Hasil yang diperoleh adalah nilai jumlah baris yang sama dari kolom yang kamu tulis dalam rumusnya. 
  • HLOOKUP = Mencari data pada baris pertama di sebuah tabel data, kemudian mengambil nilai dari sel di kolom yang sama pada tabel data tersebut.
  • XLOOKUP = Mencari array atau range dan digunakan untuk mengembalikan item yang berhubungan dengan kecocokan pertama. 

Menguasai PIVOT TABLE  

Hal paling penting dari penguasaan Excel untuk admin adalah LEN yaitu fungsi untuk menghitung jumlah karakter teks atau huruf yang ada dari sel-sel yang sudah kamu pilih. Caranya mudah, contohnya dalam sebuah sel tertulis teks “Kelas Excel” (tanpa tanda petik). Jika kamu mengetikkan sintaks =LEN(sel), Excel akan menunjukkan hasil 13, karena Kelas Excel terdiri atas 10 karakter teks termasuk spasi.

Upgrade Skill Excel Sekarang!

Itulah beberapa Excel hacks yang dapat kamu terapkan dalam berbagai pekerjaan sehari-hari. Selain mempermudah pengerjaan, kamu hanya butuh waktu singkat untuk melakukan pengaturan dan pengolahan data memakai Excel. Ingin tahu lebih banyak seputar Excel hacks? Belajar sekarang di Video Learning Data Analysis with Excel from Basic to Advanced dari Digital Skola. Di kelas ini kamu akan dapat fasilitas lengkap seperti:

  • Sertifikat keahlian
  • Unlimited Career Consultation
  • Akses video selamanya
  • Akses melalui ponsel/mobile
  • Kuis dan tes untuk mengukur penguasaan materi
  • Pembuatan project untuk portofolio

Nantinya menyelesaikan kelas ini, kamu akan mampu mengoperasikan fungsi dan rumus dasar seperti SUM, MAX, MIN, AVERAGE hingga fungsi yang lebih advanced untuk mengolah dan menganalisis data seperti Pivot Table, Forecasting dan Regression serta membuat visualisasi yang menarik.

chat