Ketika berbicara mengenai Excel, ada banyak hal yang dapat kamu temui lebih daru sekadar halaman tabel penuh angka. Excel dapat menjadi media presentasi ketika kamu ingin menunjukkan berbagai fakta dan data kepada banyak pihak. Sebagai audiens, para stakeholder serta pihak internal dan eksternal sudah pasti ingin membaca sekaligus menelaah informasi yang mampu menarik perhatiannya dengan tetap fokus. Oleh karena itu, sangat penting untuk menerapkan berbagai tips Excel dalam menghasilkan presentasi yang profesional, mudah dibaca, dan mampu menarik secara visual bagi para pembacanya.
Dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan secara personal maupun berskala besar, penampilan presentasi masih menjadi poin penting. Hal ini sebanding dengan waktu riset yang dialokasikan dan seberapa penting topik presentasi yang kamu buat. Ada berbagai hal sederhana yang dapat kamu usahakan dalam memengaruhi gaya presentasi sehingga hasilnya jadi jauh lebih hebat. Selain itu, kamu dapat mempersiapkan presentasi dan hasil jadi bagi keperluan personal, manajerial, maupun perusahaan agar lebih menarik selama aktivitas pemaparan berlangsung.
Tips Excel untuk Hasilkan Presentasi yang Powerful
Penamaan worksheet harus tepat
Presentasi Excel selalu berbicara tentang kejelasan suatu informasi. Tidak hanya isinya, sampul worksheet harus memiliki nama yang tepat dan mudah dipahami. Serangkaian nama file tersebut dapat berupa frasa, kalimat, atau sekadar kata bermakna jelas. Pastikan nama file tersebut mudah dimengerti oleh diri sendiri maupun pihak lain sebagai penerima Excel. Kamu juga harus mengecek kembali untuk melihat bahwa nama file Excel terbaru dapat dibedakan dengan worksheet lainnya.
Tentukan header/title
Header dan title bisa terdiri dari kombinasi kata yang sesuai dengan konteks isi Excel. Namun, pastikan bahwa keberadaannya terlihat menonjol dan menjadi awalan terbaik ketika pembaca menelaah informasi di dalamnya. Berikan wawasan sekilas dan gambaran mengenai hasil header. Gunakan pengaturan underline dan bold untuk menghasilkan judul yang tegas dan jelas. Manfaatkan hubungan pemilihan warna font dengan identitas, skema warna, dan aspek-aspek estetika lain secara keseluruhan dari header.
BACA JUGA: 4 Langkah Belajar Excel
Do’s and don’ts dalam pemakaian font
Font termasuk salah satu faktor penting untuk menghasilkan presentasi memuaskan dan powerful di hadapan para penerima. Gunakan font yang seragam untuk data-data yang ditampilkan. Paling banyak font yang dapat dimanfaatkan sejumlah tiga dalam sebuah presentasi. Ada beberapa ketentuan yang dapat membantu kamu dalam menentukan font terbaik, antara lain:
- Font type: Grup font Sans-Serif adalah pilihan terbaik untuk mempresentasikan data-data dan informasi di dalam Excel. Kelebihan dari pilihan font tersebut adalah mudah dibaca. Beberapa diantaranya berupa Helvetica, Calibri, Playfair, dan Arial. Apabila digunakan bersamaan dengan alignment, spacing, dan color yang tepat, muncul penampilan terbaik dari materi presentasi tersebut.
- Font size: Pengaturan yang satu ini memang bergantung pada presentasi yang telah dibuat. Namun pada umumnya, font berukuran 12 sering direkomendasikan dengan double spacing agar dapat dibaca dengan baik. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bagian header memakai ukuran lebih besar, diikuti dengan subheader hingga informasi dan data-data yang bersangkutan.
- Font color: Ada banyak pilihan warna font yang dapat kamu temukan di dalam software Excel. Hindari memakai lebih dari dua warna komplementer atau warna dengan shade yang sama. Sebaliknya, kamu akan menciptakan situasi kontras antara warna teks dengan warna background.
- Alignment: Masih jarang orang-orang yang menggunakan alignment tools di Excel. Jika ingin membangun presentasi yang cantik dan profesional, maksimalkan fitur alignment. Header sering menggunakan rata tengah. Rata kanan diperuntukkan data dengan angka, sedangkan rata kiri untuk kebutuhan teks. Untuk melakukan wrapping data atau title di dalam cell, masuk ke Home toolbar kemudian pilih Alignment lalu Wrap Text.
Ciptakan ruang jeda
Ketika kamu melihat suatu worksheet yang padat dan bertele-tele, otak akan memberikan sinyal yang menunjukkan bahwa muncul kebosanan untuk membacanya. Tetapi, ketika dimasukkan beberapa jeda dan worksheet terbagi menjadi beberapa kategori, Excel jadi lebih mudah ditangkap oleh mata untuk diinterpretasikan oleh otak. Selain itu, jangan gunakan autofit bagi ukuran tinggi dan lebar dari dokumen kamu. Tingkatkan fleksibilitas dan pengontrolan yang kreatif terhadap ruang kerja Excel tersebut.
Gunakan gambar
Beberapa gambar, seperti foto, logo, maupun sketsa artistik, dapat membantu pembuatan worksheet menjadi lebih baik. Meskipun punya fungsi berbeda dari PowerPoint, gambar mampu menunjukkan makna tertentu dan membuat hasil presentasi jadi jauh lebih berkesan. Selain punya nuansa profesional dan resmi, kamu dapat menghasilkan materi yang menarik untuk dilihat sampai pemaparan tuntas dilakukan.
Pertimbangkan pemakaian zebra stripes
Zebra stripes merupakan alternatif pewarnaan dengan menggunakan warna bergantian gelap terang pada setiap rows dari tabel data. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dari penggunaan teknik ini. Pertama, teknik ini mampu menghasilkan nuansa estetik yang membuat pekerjaan terlihat teratur, terutama ketika harus menampilkan ratusan baris data. Kedua, upaya ini mampu meningkatkan korelasi serta keterbacaan data-data di dalamnya. Pilih data kemudian gunakan shortcut Ctrl + T di PC atau ^ + T melalui MacBook. Kamu juga dapat menggunakan alternatif rumus dan pengaturan format tertentu sesuai kebutuhan. Beri highlight pada nilai yang memenuhi persyaratan tertentu kemudian copy menggunakan painter tool pada Home toolbar.
Gunakan charts, tabel, dan grafik
Pada umumnya, presentasi terasa tidak lengkap apabila belum meliputi berbagai bentuk representasi visual. Data mentah perlu ditampilkan secara visual melalui media yang mudah dipahami dalam satu kali pandang. Fitur ini memang tidak boleh diremehkan, apalagi ketika banyak data rumit yang berada di dalam kolom dan baris worksheet. Kamu membutuhkan ketiganya untuk menonjolkan pekerjaan data yang telah dilakukan. Namun, hindari pemakaian charts berbentuk 3D supaya data dapat terbaca secara presisi dan tidak memicu kebingungan.
BACA JUGA: 7 Fungsi Penting Excel untuk Data Analyst
Buat cell styles
Excel memiliki banyak preset cell styles, namun kamu dapat membuatnya berdasarkan preferensi dan kustomisasi secara pribadi. Hal ini berguna untuk memudahkan editing karena kamu membuatnya sendiri. Setelah membuat worksheet berdasarkan tips Excel di atas, kamu dapat menyimpan dan menggunakannya bagi presentasi mendatang. Lakukan highlight pada cell yang ingin disimpan kemudian masuk ke Home toolbar. Klik More pada menu style gallery lalu pilih New cell style. Muncul dialog box yang dapat kamu isi dengan nama cell style, mengatur bagian Properties, dan mengonfirmasinya dengan klik Save.
Rancang urutan di dalam worksheet
Hindari untuk meletakkan beberapa jenis data berbeda di dalam worksheet yang sama. Kamu perlu membuat dan memiliki worksheet berbeda dalam satu dokumen. Gunakan pembagian informasi dan penghitungan dalam menyajikan seluruh hasil yang ada. Setiap worksheet dapat diisi oleh satu tabel. Selain itu, presentasi yang cerdas mampu menjelaskan dan menunjukkan kegunaan Excel terhadap user lainnya. Ketika membuat sheet dalam jumlah besar, hati-hati untuk menambahkan halaman penjelasan atau khusus untuk meringkas informasi tertentu.
Berbagai tips Excel di atas merupakan langkah-langkah penting untuk menciptakan presentasi powerful dan mudah dipahami oleh audiens. Melalui tips praktis yang dapat kamu biasakan dalam pembuatan materi presentasi, wawasan mengenai riset terbaru dapat ditangkap dengan baik dan berpengaruh positif bagi rencana kemajuan personal maupun dalam skala perusahaan yang lebih besar.