Persaingan industri saat ini cenderung semakin intensif karena perkembangan globalisasi, teknologi, dan perubahan dalam preferensi konsumen. Bahkan, di sektor-sektor yang didorong oleh inovasi teknologi persaingan industri bisa sangat sengit karena perusahaan berlomba-lomba untuk mengembangkan produk dan layanan terbaru yang lebih baik dari pesaing mereka. Untuk bisa bertahan di persaingan industri yang kompetitif ini, perusahaan harus memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten. Salah satu strategi untuk memastikan kualitas SDM di perusahaan adalah dengan menerapkan training need analysis.
Karyawan di perusahaan bukan sekadar individu yang dibayar untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu saja di perusahaan, tapi juga merupakan aset perusahaan yang berperan penting dalam keberlangsungan bisnis di masa kini dan masa depan. Jika perusahaan memiliki SDM yang mumpuni, maka perusahaan juga akan bisa bersaing di kondisi industri yang terus berubah seiring waktu. Strategi yang bisa perusahaan terapkan untuk meningkatkan skill dan kompetensi SDM adalah dengan membuat corporate training.
Lantas, bagaimana cara perusahaan bisa mengadakan corporate training yang sesuai dengan kebutuhan karyawan, perusahaan, dan industri? Simak artikel ini sampai akhir!
Definisi Training Need Analysis
Training Need Analysis (TNA) adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi jenis pelatihan yang diperlukan dan memberikan rincian terkait dengan pelaksanaan pelatihan. Tujuan utamanya adalah untuk memahami kesenjangan antara keterampilan, pengetahuan, atau perilaku yang dimiliki oleh karyawan saat ini dengan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. TNA juga dikenal sebagai cara untuk mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan sikap karyawan yang bisa ditingkatkan untuk meningkatkan kinerja.
Umumnya, kesenjangan antara keterampilan dan kemampuan yang diperlukan dan yang dimiliki oleh karyawan muncul karena beberapa faktor seperti penurunan penjualan, perubahan minat konsumen, perubahan teknologi, hingga kepuasan pelanggan yang rendah. Maka dari itu, dalam situasi inilah corporate training bisa menjadi solusi yang tepat. Dalam penerapannya, training need analysis yang efektif harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:
- Pelatihan seperti apa yang karyawan butuhkan?
- Karyawan mana yang butuh pelatihan?
- Bagaimana cara perusahaan bisa merancang program pelatihan yang efektif untuk karyawan?
- Apa dampak pelatihan terhadap kinerja karyawan?
- Berapa tingkat investasi yang diperlukan untuk mengimplementasikan pelatihan yang efektif?
Tujuan Training Need Analysis
Tujuan utama dari analisis ini adalah mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan pengetahuan karyawan serta mencari cara untuk mengatasi kesenjangan tersebut demi mencapai kinerja optimal. Namun, selain itu berikut tujuan lain dari training need analysis:
Menghindari Pemborosan Sumber Daya
Dengan menentukan kebutuhan pelatihan secara tepat, perusahaan bisa menghindari pemborosan sumber daya dengan mengalokasikan uang, waktu, dan energi pada pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.
Meningkatkan Kinerja Karyawan
TNA membantu perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan dengan memastikan mereka memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tanggung jawab mereka secara efektif.
Meningkatkan Produktivitas
Dengan menyediakan corporate training yang sesuai dengan kebutuhan, perusahaan bisa membantu meningkatkan produktivitas karyawan yang pada akhirnya akan berdampak positif pada hasil bisnis.
Pengembangan Karyawan
TNA membantu perusahaan dalam merancang program pengembangan karyawan yang bisa membantu mereka tumbuh dan berkembang dalam perannya serta meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka.
Mendukung Strategi Bisnis
TNA juga membantu perusahaan memastikan bahwa pelatihan yang diselenggarakan sesuai dengan strategi bisnis agar bisa membantu mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
Menjadi Responsif Terhadap Perubahan
Dengan melakukan training need analysis secara berkala, perusahaan bisa terus responsif terhadap perubahan dalam lingkungan bisnis, teknologi, atau kebutuhan karyawan yang terus berkembang.
Menentukan Karyawan yang Akan Dilatih
Dengan training need analysis, perusahaan bisa memastikan bahwa pelatihan ditujukan secara khusus kepada karyawan yang membutuhkannya dan menyesuaikan pelatihan berdasarkan kebutuhan karyawan agar pelatihan bisa lebih optimal.
Mengungkap Kesenjangan Kinerja dan Keahlian Sejak Dini
Kesenjangan kinerja muncul saat bisnis mengalami perubahan atau teknologi baru dan training need analysis akan membantu perusahaan mengatasinya.
BACA JUGA: Tips Memilih Corporate Training Terbaik Untuk Perusahaan
Metode Training Need Analysis
Biasanya training need analysis dilakukan dengan berbagai metode. Berikut beberapa metode yang bisa dijadikan opsi:
Observasi Langsung
Observasi langsung umumnya jadi metode yang sering dipilih untuk mengumpulkan informasi terkait kesenjangan antara kompetensi dan performa kerja karyawan. Hal-hal yang menjadi fokus utama pada metode ini adalah:
- Observasi metodologi kerja yang bersifat teknis
- Aspek fungsional pada jabatan
Perusahaan bisa merangkum hasil observasi tersebut secara kuantitatif maupun kualitatif.
BACA JUGA: Seberapa Penting Corporate Digital Training?
Komunikasi dengan Karyawan
Selain metode observasi, perusahaan juga bisa berkomunikasi dengan karyawan secara langsung untuk membuat training need analysis. Biasanya, cara ini dianggap jadi metode yang efektif karena tim HRD perusahaan bisa menggali lebih dalam terkait informasi yang dibutuhkan karyawan.
Survey
Jika perusahaan tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan wawancara atau observasi langsung, maka perusahaan bisa memilih metode survey dalam bentuk kuisioner. Pertanyaan yang diajukan bisa berupa pertanyaan terbuka, pilihan ganda, atau kombinasi keduanya.
Focus Group
Perusahaan juga bisa mengadakan focus group untuk mendapatkan informasi terkait masalah yang dihadapi karyawan secara berkelompok. Setiap karyawan bisa berdiskusi satu sama lain dan mengidentifikasi jenis corporate training yang mereka butuhkan.
Feedback dari Pelanggan
Selain menggunakan metode internal, perusahaan juga bisa melakukan analisis berdasarkan feedback dari pelanggan terutama pada bisnis berbasis jasa atau pelayanan. Umumnya, feedback dari pelanggan dianggap lebih objektif dan jujur karena informasi yang diberikan murni berdasarkan pengalaman konsumen.
Proses Training Need Analysis
Proses training need analysis terjadi secara bertahap mulai dari menganalisis kesenjangan performa hingga peninjauan ulang. Berikut penjelasan lengkapnya:
Proses Training Need Analysis: Analisis Performance Gap
Proses pertama dalam TNA adalah melakukan analisis kesenjangan antara skill dan performa karyawan. Dalam proses ini, perusahaan bisa membandingkan kinerja karyawan saat ini dengan tingkat produktivitas yang dituntut perusahaan.
Proses Training Need Analysis: Analisis Akar Masalah
Selanjutnya, perusahaan juga harus menganalisis kesenjangan antara performa dan keterampilan karyawan. Perusahaan harus membuat analisis akar masalah dari terjadinya kesenjangan tersebut. Beberapa hal yang perlu perusahaan perhatikan adalah:
- Sumber daya
- Skill
- Intensif
- Saran dan kritik
- Motivasi
Proses Training Need Analysis: Analisis Kebutuhan
Proses berikutnya adalah analisis kebutuhan yang berhubungan dengan akar masalah dari kesenjangan yang terjadi. Biasanya, analisis kebutuhan ini mencakup:
- Tanggung jawab
- Benefit
- Kondisi lingkungan kerja
Proses Training Need Analysis: Ketentuan Hukum
Setelah mengidentifikasi dan menentukan jenis pelatihan yang akan dilakukan, maka selanjutnya perusahaan harus memastikan ketentuan hukum yang berlaku. Pastikan perusahaan mengadakan corporate training yang tidak bertentangan dengan ketentuan hukum yang ada.
Proses Training Need Analysis: Rekomendasi Hasil Rancangan
Tahapan selanjutnya adalah membuat rekomendasi hasil rancangan pelatihan yang akan diberikan kepada pihak perusahaan.
Peninjauan Ulang
Terakhir, membuat evaluasi perancangan corporate training yang ideal bagi karyawan.
Kapan Harus Menjalankan Training Need Analysis?
Training need analysis harus dilakukan perusahaan secara teratur dan dalam situasi tertentu. Berikut adalah beberapa situasi di mana perusahaan harus melakukan TNA:
Pengenalan Karyawan Baru
Ketika perusahaan merekrut karyawan baru atau memindahkan karyawan ke peran baru, maka perusahaan harus melakukan TNA untuk menentukan kebutuhan pelatihan mereka.
Perubahan Tanggung Jawab
Jika karyawan mendapatkan perubahan tanggung jawab yang signifikan, maka perusahaan harus melakukan TNA untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan peran baru mereka.
Evaluasi Kinerja Tahunan
Evaluasi kinerja tahunan menjadi waktu yang tepat untuk melakukan TNA. Informasi dari evaluasi kinerja ini bisa membantu perusahaan mengidentifikasi aspek yang memerlukan pelatihan tambahan.
Pengenalan Teknologi Baru
Saat perusahaan memperkenalkan teknologi atau sistem baru, TNA bisa membantu perusahaan menentukan kebutuhan pelatihan untuk memastikan bahwa karyawan menguasai teknologi tersebut.
Keluhan atau Masalah Kinerja
Jika ada keluhan atau masalah kinerja yang muncul di perusahaan, TNA bisa membantu perusahaan mengidentifikasi akar penyebabnya dan menentukan pelatihan yang bisa menjadi solusi yang tepat.
Rekomendasi Corporate Training Sesuai Kebutuhan Perusahaan
Bisa disimpulkan, training need analysis bisa membantu perusahaan mengidentifikasi kompetensi karyawan dan mengatasi kesenjangan pengetahuan, keterampilan, hingga sikap untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Tidak hanya membantu menentukan pelatihan kerja terbaik, TNA juga bisa membantu perusahaan menentukan tujuan pelatihan untuk masa depan perusahaan.
Jika saat ini perusahaan Anda sedang mencari corporate training atau pelatihan yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan, maka program Corporate Training dari Digital Skola bisa menjadi solusi yang tepat. Di program ini, perusahaan Anda bisa mengadakan pelatihan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan kebutuhan perusahaan serta sesuai dengan kondisi industri saat ini. Berikut beberapa kelebihan dari program Corporate Training Digital Skola:
- Tutor praktisi berpengalaman di bidangnya dengan sertifikat keahlian nasional maupun internasional
- Perusahaan Anda bisa memilih waktu pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Kurikulum pelatihan bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
- Harga bisa disesuaikan dengan budget yang dimiliki perusahaan
Cari tahu informasi lengkapnya dengan klik button di bawah ini!