Seperti yang tentu sudah kamu ketahui, Microsoft Excel alias Excel adalah software atau program andalan ketika kamu harus mengolah data. Oleh karena itu, software ini wajib kamu kuasai apabila kamu berencana untuk bekerja di bidang yang mengharuskanmu berurusan dengan data, seperti business analyst maupun admin. Sebab, ada banyak rumus di Excel yang berkaitan dengan data, termasuk rumus Excel untuk admin.
Apa Itu Rumus Excel?
Rumus Excel alias formula merupakan sebuah pernyataan yang dijalankan berdasarkan nilai (value) di berbagai sel (cell). Ketika kamu menjalankan rumus Excel, kamu pasti akan mendapatkan hasil bahkan jika hasil yang muncul merupakan pesan error.
Dengan rumus Excel, kamu bisa melakukan perhitungan seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Di samping itu, kamu juga bisa menghitung rata-rata serta persentase untuk beberapa sel, mengutak-atik nilai tanggal dan waktu, dan lain sebagainya.
Baca juga: Rekomendasi Kelas Excel: Jalan Pintas Meningkatkan Skill
13 Rumus Excel untuk Admin
Memangnya ada berapa jumlah rumus Excel, ya? Jika ditotal, ada ratusan rumus yang bisa kamu temukan. PCWorld sendiri melaporkan kalau software bikinan Microsoft ini punya lebih dari 475 rumus, mulai dari rumus matematika yang simpel sampai rumus statistika yang rumit.
Kalau begitu, apakah artinya kamu harus menguasai semua rumus tersebut? Ternyata tidak juga! Sebenarnya kunci penguasaan skill Excel ada pada penguasaan rumus-rumus yang memang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang kamu jalani. Artinya, rumus Excel untuk admin tentu tidak mencakup seluruh 475 rumus tadi.
Kalau begitu, apa saja rumus-rumus di Excel yang wajib dikuasai di profesi admin, ya? Simak daftar dan penjelasannya di bawah ini terlebih dahulu, yuk!
Rumus Excel Untuk Admin: Basic
Jika kamu masih baru terjun ke bidang admin dan baru mulai menggunakan Excel untuk keperluan kerja, maka kamu bisa melatih kemampuan Excel kamu menggunakan berbagai rumus yang tergolong level basic, diantaranya:
SUM, rumus ini digunakan untuk menghitung jumlah dari nilai yang terdapat di jangkauan sel yang telah kamu pilih. Artinya, rumus ini menjalankan operasi matematika, tepatnya penjumlahan. Sintaks dasar dari rumus SUM ini adalah =SUM(sel1;sel2;sel3;…). Artinya, kamu menjalankan penjumlahan untuk nilai pertama (sel1), nilai kedua (sel2), nilai ketiga (sel3), dan seterusnya.
Sedangkan jika jumlah sel yang nilainya akan kamu jumlahkan ada banyak – misalnya ada 100 baris – kamu bisa gunakan rumus =SUM(sel1:sel100). Dengan begitu, kamu menjumlahkan nilai yang ada di sel 1 sampai dengan sel100 tanpa harus memasukkan nilai selnya satu per satu.
AVERAGE, rumus AVERAGE berfokus pada perhitungan rata-rata dari beberapa nilai yang terdapat di jangkauan sel yang sudah kamu pilih. Singkatnya, rumus ini kamu gunakan untuk menghitung rata-rata nilai untuk dua nilai atau lebih. Rumus yang digunakan adalah =AVERAGE(sel1,sel2,sel3,sel4,…). Sedangkan untuk jumlah data yang banyak (misalnya ada 50 sel), kamu bisa gunakan rumus =AVERAGE(sel1:sel50).
COUNT, rumus COUNT ini dijalankan untuk menghitung. Akan tetapi, jangan sampai kamu tertukar dengan rumus SUM yang sudah dijelaskan sebelumnya, ya! Sebab, fungsi dari rumus COUNT ini adalah menghitung jumlah sel berisi angka yang ingin kamu cari dari sel-sel yang telah dipilih. Lantas, seperti apa ya sintaks rumus COUNT ini? Sebagai contoh, kamu ingin menghitung berapa jumlah sel berisi angka dari total 150 sel. Kalau begitu, kamu bisa masukkan rumus berikut ini =COUNT(sel1:sel150). Mudah, kan?
Baca juga: Langkah-Langkah Data Preparation Menggunakan Excel
Rumus Excel Untuk Admin: Intermediate
Selanjutnya jika kamu sudah menguasai level basic, kamu bisa mulai upgrade skill Excel kamu ke level intermediate. Berikut rumus yang tergolong level intermediate:
VLOOKUP, rumus VLOOKUP yang merupakan singkatan dari vertical lookup. VLOOKUP digunakan untuk membantumu mencari nilai tertentu dari kolom tabel paling kiri. Hasil yang diperoleh adalah nilai jumlah baris yang sama dari kolom yang kamu tulis dalam rumusnya. Argumen untuk rumus VLOOKUP adalah sebagai berikut:
- lookup_value = Nilai yang harus kamu cari pada kolom pertama tabel.
- table = Tabel dari mana nilai diperoleh.
- col_index = Kolom tabel dari mana nilai diperoleh.
HLOOKUP, fungsi HLOOKUP mirip dengan fungsi VLOOKUP bedanya hanya terletak di bentuk tabel dan value yang akan dicari. Umumnya rumus HLOOKUP digunakan untuk mencari data pada baris pertama di sebuah tabel data, kemudian mengambil nilai dari sel di kolom yang sama pada tabel data tersebut. Argumen untuk rumus HLOOKUP adalah sebagai berikut:
- LookupValue = Nilai yang dicari di baris pertama pada tabel
- TableArray = Tabel data yang mana nilai yang dicari akan ditemukan di baris pertama
- ColIndexNum = Nomor tabel baris di TableArray yang nantinya akan menghasilkan nilai yang sesuai
- RangeLookup = TRUE atau FALSE dan nilai logika satu yang menentukan dan mencari kecocokan yang hampir mendekati atau sama persis
IF, rumus IF, yang digunakan untuk mengetahui kondisi data. Jika data memenuhi suatu kondisi atau bernilai TRUE, fungsi IF akan memproses data. Akan tetapi, apabila ternyata data tidak memenuhi suatu kondisi alias bernilai FALSE, fungsi IF tidak akan memproses data tadi dan akan lanjut memproses data berikutnya.
Oleh karena itulah, fungsi IF biasanya menyertai operator logika. Misalnya OR, NOT, dan AND, beserta operator pembanding seperti =, >, <, >=, <=, atau <>. Apabila dirangkum, rumus IF ditulis dengan sintaks =IF(kondisi;kalau_kondisi_benar;kalau_kondisi_salah).
COUNTIF, formula COUNTIF fungsinya adalah untuk menghitung jumlah sel dalam jangkauan pilihan yang memenuhi kondisi atau syarat tertentu. Misalnya, ada 200 sel yang akan kamu olah. Karena itu, sintaks untuk rumus ini adalah =COUNTIF(sel1:sel200, “kondisi_yang_ditetapkan”). Setelah itu, Excel akan menampilkan jumlah sel yang memenuhi kondisi tadi dari total 200 sel.
Pivot Table, formula Pivot Table adalah formula yang dapat digunakan untuk menghitung dan menganalisis data yang rumit menjadi lebih sederhana. Berikut cara membuat Pivot Table:
- Buka data yang ingin diolah
- Seleksi data
- Pilih Pivot Table di menu Insert
- Pilih lokasi Pivot Table
- Atur isi dari Pivot Table
- Pilih dan tarik kolom yang ingin dimasukkan ke Pivot Table
- Atur jenis values pada Pivot Table
LEN, rumus LEN adalah rumus Excel yang masuk ke dalam kategori fungsi TEXT. Karena itu, fungsinya adalah untuk menghitung ada berapa jumlah karakter teks atau huruf yang ada dari sel-sel yang telah kamu pilih. Perlu kamu catat juga kalau karakter yang dihitung dengan formula ini juga termasuk spasi maupun karakter khusus seperti tanda koma dan tanda titik.
Sebagai contoh, dalam sebuah sel tertulis teks “Digital Skola” (tanpa tanda petik). Jika kamu mengetikkan sintaks =LEN(sel), Excel akan menunjukkan hasil 13, karena Digital Skola terdiri atas 13 karakter teks termasuk spasi.
Rumus Excel Untuk Admin: Advanced
Lalu, setelah menguasai level basic dan intermediate kamu juga harus upgrade skill ke level advanced agar pekerjaan kamu bisa dikerjakan dengan lebih mudah. Berikut beberapa rumus Excel yang tergolong level advanced:
INDEX-MATCH, fungsi INDEX digunakan untuk mengambil nilai dari range berdasarkan posisi baris dan kolomnya, sedangkan fungsi MATCH digunakan untuk mencari posisi dari sebuah nilai dalam range tertentu.
- Fungsi INDEX memiliki sintaksis = INDEX(array, row_num, [column_num])
- Fungsi MATCH memiliki sintaksis = MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
X-LOOKUP, fungsi XLOOKUP digunakan untuk mencari sebuah array atau range dan digunakan untuk mengembalikan item yang berhubungan dengan kecocokan pertama, Jika kecocokan tidak ada, maka XLOOKUP dapat mengembalikan kecocokan terdekat berdasarkan perkiraan. Argumen untuk rumus XLOOKUP adalah sebagai berikut:
- lookup_value : Nilai yang dicari
- lookup_array : Array atau range untuk pencarian
- return_array : Array atau range yang ingin dikembalikan
- if_not_found : Nilai yang ditampilkan jika tidak ada nilai yang cocok
- match_mode : Menentukan jenis kecocokan
- search_mode : Menentukan jenis pencarian
VBA, fungsi VBA adalah programming language yang dikembangkan oleh Microsoft. VBA adalah jadi programming code yang bisa dibaca dan diedit saat kita menggunakan Excel Macro. VBA digunakan untuk menulis macro untuk mengotomatiskan tugas-tugas sederhana dan kompleks di excel.
Power Pivot, fungsi Power Pivot digunakan untuk pemodelan data yang memungkinkan pengguna untuk membuat model data, menetapkan hubungan, dan membuat penghitungan.
Kuasai Rumus-Rumus Excel Sampai Jago
Sebenarnya, ada banyak rumus Excel lain untuk admin yang juga perlu kamu pelajari dan kuasai untuk menjadi seorang admin yang handal dan cekatan. Perlu kamu ingat, sekadar tahu dan hafal rumusnya saja tidak cukup jika kamu tidak pernah mempelajari dengan benar dan coba mempraktikan. Jika kamu tertarik untuk mulai upgrade skill Excel ke level advanced kamu bisa ikut kelas Video Learning Data Analysis with Excel from Basic to Advanced di Digital Skola.
Di kelas Video Learning Data Analysis with Excel from Basic to Advanced dari Digital Skola kamu bisa belajar dengan lebih fleksibel dari pengajar expert berpengalaman lebih 5 tahun di bidangnya, materi yang terstruktur dan fokus pada praktik serta demo, kamu akan menguasai materi dengan lebih mudah. Kamu juga akan dapat fasilitas lengkap seperti:
- Sertifikat keahlian
- Sesi HR Sharing Unlimited
- Akses video selamanya
- Akses melalui ponsel/mobile
- Kuis dan tes untuk mengukur penguasaan materi
- Pembuatan project untuk portofolio
Untuk info lengkap mengenai programnya, kamu bisa klik link di bawah ini, ya!
