Time management yang baik merupakan hal yang sangat penting untuk semua orang. Bukan hanya untuk para pekerja, tapi time management juga bermanfaat untuk semua kalangan. Dengan mengelola time management yang baik, kamu bisa melaksanakan berbagai macam kegiatan ataupun tugas dengan teratur. Jika kamu pernah merasakan waktu berjalan dengan cepat dan 24 jam sehari terasa berlalu begitu saja tanpa terasa, itu tandanya kamu harus mulai memperbaiki time management.
Time management adalah proses pengorganisasian dan perencanaan untuk membagi waktu antara berbagai kegiatan yang berbeda, time management berfokus pada cara menyelesaikan lebih banyak kegiatan dalam waktu yang lebih singkat (Sumber: MindTools). Menariknya, time management bukan sekadar hal yang memiliki pola khusus dan harus kamu ikuti terus menerus, melainkan manajemen waktu adalah hal yang bisa terus berkembang dan bisa kamu improvisasi sesuai dengan kegiatan setiap harinya yang kamu lakukan.
Baca juga: Networking untuk Karier: Manfaat dan Tips Membangunnya
Manfaat Time Management
Secara umum manajemen waktu adalah keterampilan yang bermanfaat untuk meningkatkan produktivitas. Namun, tak hanya itu jika kamu berhasil memperbaiki manajemen waktu, kamu akan mendapatkan banyak manfaat seperti:
Memudahkan Mencapai Target
Saat kamu memulai mengerjakan sesuatu, biasanya akan ada waktu yang terbuang karena tidak tahu apa saja pekerjaan yang harus diselesaikan dan bagaimana cara menyelesaikannya. Oleh karena itu, kamu bisa memanfaatkan time management untuk mengurutkan pekerjaan yang harus dilakukan setiap hari. Dengan cara tersebut kamu akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.
Sebagai contoh, di hari Senin kamu memiliki tugas yang cukup kompleks dan akan memakan waktu, maka akan lebih baik jika kamu merencanakan apa yang harus dilakukan setiap langkahnya sebelum tugas tersebut berjalan. Hal ini juga akan membantu kamu supaya tidak membuang banyak waktu untuk mengerjakan tugas yang tidak penting.
Meningkatkan Kedisiplinan
Dengan mengatur tugas yang akan dilakukan melalui time management, kamu akan terbiasa hidup disiplin dan melakukan kegiatan sesuai dengan yang sudah direncanakan. Hal ini memang terlihat sulit, namun dengan membiasakan habit tersebut kamu akan hidup lebih disiplin dan pekerjaan akan selesai sesuai dengan harapan.
Mengurangi Stres
Jika ada pekerjaan yang tidak selesai atau tidak memenuhi target, secara tidak langsung akan membuat kamu stres. Manajemen waktu yang baik akan membantu kamu untuk memenuhi target pekerjaan dan menghindari stres tersebut. Manajemen waktu juga akan membantu kamu menghindari risiko yang diakibatkan dari kelalaian saat mengerjakan tugas.
Work Life Balance
Manfaat manajemen waktu yang paling menguntungkan untuk pekerja adalah work life balance. Kamu akan dapat lebih banyak waktu luang dan dapat mengurangi jumlah energi yang biasanya kamu habiskan untuk menyelesaikan suatu tugas. Dengan mengelola manajemen waktu yang baik, kamu bisa merencanakan waktu untuk istirahat dari rutinitas kamu yang padat.
Ingat, manajemen waktu yang baik bisa membantu kamu melakukan perencanaan bahkan sebelum kamu memulai tugas atau pekerjaan tersebut. Pada akhirnya, kamu bisa menghemat energi untuk mengerjakan kegiatan lain.
Meningkatkan Kualitas Kerja
Ketika manajemen waktu yang baik sudah menjadi kebiasaan kamu dalam menyelesaikan tugas, kamu bisa meningkatkan kualitas pekerjaan karena sudah mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas. Hal ini juga bisa memberikanmu waktu untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan kamu bisa menyelesaikan tugas dengan maksimal. Kamu bisa menyelesaikan tugas satu kali tanpa harus mengulanginya karena ada kesalahan. Bahkan, jika sudah memiliki perencanaan kerja dan manajemen waktu yang baik, kesalahan dalam bekerja akan berkurang.
Baca juga: Ikigai adalah Konsep Kehidupan yang Bisa Kamu Coba
Tips Time Management
Ada beberapa tips yang harus kamu lakukan jika ingin manajemen waktu kamu menjadi lebih efektif:
Rapi
Hal paling utama yang harus kamu lakukan untuk mengelola manajemen waktu yang baik adalah mulai merapikan semua hal yang ada di sekelilingmu. Kamu bisa mulai dari merapikan meja kerja, menjawab email, dan menjawab pesan masuk dari yang paling urgent. Hal-hal kecil seperti merespon email yang menumpuk, memang terlihat sepele. Namun, hal tersebut bisa membantu kamu untuk mengatur waktu dengan baik.
Selain itu, kamu juga harus mulai merapikan daftar pekerjaan atau to do list. Merencanakan daftar kerja akan mempermudah kamu menentukan tugas apa yang terlebih dahulu harus dikerjakan dan berapa lama waktu untuk mengerjakan setiap tugas. Seringkali, sebuah perencanaan tidak berjalan dengan lancar, maka dari itu kamu harus selalu memiliki rencana cadangan.
Rencana
Selanjutnya, setelah kamu merapikan daftar pekerjaan. Kamu harus mulai merencanakan tugas yang akan dikerjakan setiap harinya. Kamu bisa membuat to do list di kertas note atau di laptop, dan tulislah semua pekerjaan yang harus diselesaikan. Ada beberapa cara yang bisa kamu terapkan saat membuat to list, diantaranya:
- Buat to do list harian pada malam sebelumnya
- Urutkan to do list berdasarkan deadline pekerjaan
- Tulisan penjelasan rinci di setiap tugas
- Tulis tugas yang pasti bisa dikerjakan
- Perkirakan waktu penyelesaian dari setiap tugas
- Menuliskan to do list dengan kalimat perintah
Membuat to do list akan membantu kamu menghindari lupa akan suatu hal, tahu tugas mana yang menjadi prioritas, lebih mudah dalam mengatur waktu, membuat lebih produktif, dan sadar akan manajemen waktu.
Prioritas
Pekerjaan yang menumpuk bukanlah hal yang asing bagi karyawan kantoran, ditambah lagi dengan deadline yang berdekatan antara satu tugas dengan tugas lainnya seringkali membuat karyawan mengalami burn out. Untuk menghindarinya, kamu bisa mulai memprioritaskan pekerjaan berdasarkan deadline atau menyortir tugas yang paling mendesak. Kamu bisa kategorikan tugas berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya:
- Penting dan mendesak: Harus diselesaikan paling awal
- Penting tetapi tidak mendesak: Dilakukan setelah tugas utama selesai tanpa ada gangguan dari pekerjaan lain
- Mendesak tetapi tidak penting: Delegasikan kepada anggota tim lain
- Tidak penting dan tidak mendesak: Hapus dari daftar to do list
Perlu diingat, prioritas tujuannya adalah menggunakan waktu untuk mengerjakan pekerjaan penting. Ketika kamu sudah bisa membuat daftar prioritas, pekerjaan kamu juga akan lebih fokus dan terencana.
Efektivitas
Efektivitas akan mempengaruhi produktivitas. Oleh karena itu, untuk mencapai efektivitas kerja yang baik diperlukan time management yang baik pula. Efektivitas kerja adalah menyelesaikan pekerjaan yang sudah ditentukan dan dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Pada dasarnya efektivitas berkaitan dengan waktu pengerjaan, maka dari itu manajemen waktu jadi salah satu kunci terciptanya efektivitas kerja.
Jangan Tunda
Salah satu faktor utama yang menyebabkan pekerjaan tidak selesai adalah menunda-nunda pekerjaan, hal ini akan menyebabkan pekerjaan menumpuk dan akhirnya target pekerjaan tidak tercapai. Ada beberapa cara yang ampuh agar kamu tidak terbiasa menunda-nunda pekerjaan. Pertama, awali dengan niat, kamu harus memiliki tekad untuk menghindari diri dari menunda-nunda tugas. Kedua, buatlah jadwal tertulis untuk melihat timeline kerjamu secara keseluruhan, dan terakhir tak kalah penting ketika bekerja kamu harus fokus dan menghindari kegiatan yang tidak dengan pekerjaan di jam kerja.
Konsisten
Terakhir, setelah menerapkan semua tips memaksimalkan manajemen waktu, kamu harus konsisten melakukannya secara terus-menerus. Biasakan diri untuk konsisten saat sedang melakukan pekerjaan, sebab kunci kesuksesan dari manajemen waktu adalah terus-menerus dipraktekkan.
Dengan mengelola time management dengan baik, kamu akan lebih fokus saat menyelesaikan pekerjaan dan tugas akan terselesaikan lebih cepat. Ketika tugas terselesaikan dengan cepat maka kamu juga akan memiliki banyak waktu luang untuk menyelesaikan pekerjaan lain atau mengerjakan kegiatan lain di luar pekerjaan.