Project management memiliki peran yang vital bagi seluruh tipe bisnis, baik yang berskala kecil maupun besar. Bidang yang satu ini terus berkembang dan digunakan oleh berbagai organisasi di seluruh dunia. Setiap pebisnis maupun eksekutif perusahaan perlu menangani tanggung jawabnya sehari-hari melalui berbagai proyek sambil mengelola perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengerahkan project managers untuk mengatur konsep hingga tahapan penyelesaian suatu proyek. Pengelolaan proyek membutuhkan individu yang berbakat dan memiliki kemampuan untuk meningkatkan kapabilitas satu sama lain. Terjadi perencanaan, pengelolaan, sampai pemantauan kemajuan proyek.
Menurut sebuah perusahaan konsultan, Bain & Company, sebagai besar pekerjaan akan berbasis proyek di 2027. Untuk itu, permintaan tenaga profesional Project Manager telah berkembang lebih cepat dalam mengatasi situasi tersebut. Pentingnya project management telah mencerminkan pemahaman yang berkembang mengenai dampaknya terhadap bisnis. Hal ini dikarenakan project management lebih dari sekadar pembagian tugas, waktu, serta anggaran. Bahkan, fungsi project management yang dilaksanakan dengan benar dapat menghasilkan karyawan yang lebih puas dan bahagia. Simak manfaat dan kepentingan lain dari project management bagi bisnis melalui penjelasan di bawah ini.
Pentingnya Project Management Dalam Bisnis
Menjelaskan rencana-rencana bisnis
Plan framework adalah salah satu kebutuhan yang diperlukan demi kesuksesan bisnis di masa depan. Masalahnya, semakin banyak target yang ingin dicapai di masa depan, semakin banyak pula tugas dan tantangan yang harus diemban. Di waktu-waktu tersebut, keterampilan project management sangat dibutuhkan. Setiap anggota di dalam tim akan memahami tugas utama dari adanya proyek, job description, hingga tanggung jawab masing-masing individu. Selain itu, alur bisnis yang seharusnya berjalan juga dapat dikomunikasikan dengan baik. Pekerjaan yang mampu diprediksi sebelumnya juga membantu mencegah terjadi kekacauan selama proyek berlangsung.
BACA JUGA: Tips Market Research Biar Bisnis Makin Meroket
Membangun peraturan, persetujuan, dan kolaborasi yang sehat
Fungsi lain dari project management adalah membentuk peraturan dan persetujuan yang harus diikuti oleh seluruh tim. Tujuannya membangun lingkungan kerja aktif, kolaboratif, dan efektif dalam penyelesaian suatu proyek. Upaya mewujudkan hal-hal tersebut sudah meliputi jadwal, tugas, dan pengaturan kolaborasi antara satu divisi dengan yang lainnya. Seluruh bagian dari tim akan berkontribusi dengan passion dan energi yang sama demi tercapainya cita-cita bisnis dari perusahaan.
Manajemen perubahan dalam proses bisnis
Perubahan menjadi kondisi yang tidak bisa dipisahkan dari suatu bisnis. Siklus yang terjadi senantiasa memulai terjadinya perubahan yang harus dikelola secara maksimal. Tujuannya supaya perubahan yang terjadi tidak memicu penyimpangan yang semakin besar dan tidak terkontrol. Perubahan harus ditangani menggunakan taktik yang masuk akal dan dapat diimplementasikan oleh elemen-elemen perusahaan. Project management akan mengontrol perubahan yang terjadi sehingga alur penyelesaian tidak perlu terganggu.
Perencanaan proyek juga lebih realistis
Perusahaan tentu memahami bahwa project planning atau perencanaan proyek tidak dapat dilebih-lebihkan. Sering kali, pencapaian hasil yang dilebih-lebihkan atau sikap meremehkan biaya merupakan penyebab kegagalan dari praktik project management. Project management akan berperan untuk mempertimbangkan gambaran besar dari proyek. Selain itu, terjadi penetapan tujuan, anggaran, dan jadwal realistis yang dapat tercapai. Tanpa manajemen yang cermat, proyek bisa keluar dari jalurnya dengan mudah tanpa arah yang jelas.
Project management dapat membantu proses komunikasi dengan para stakeholder yang berbeda. Tujuannya memahami prioritas strategis dan tujuan bisnis dari inisiatif tersebut. Project planning akan diuraikan sesuai upaya penyeimbangan prioritas dalam batas waktu serta anggaran. Proses ini melibatkan estimasi pembiayaan, manajemen sumber daya, serta penilaian risiko.
Menata strategi lebih baik
Salah satu alasan penting lainnya untuk menggunakan project management adalah menyelaraskan proyek dengan strategi bisnis. Bila perusahaan tidak mengimplementasikan project management dengan baik, maka terlalu banyak pengambilan risiko dalam hal mencapai strategi. Dengan kata lain, project management adalah penggerak bagi strategi bisnis yang ingin dieksekusi perusahaan. Project manager akan membantu mengawasi perencanaan serta pelaksanaan proyek secara keseluruhan. Terlebih lagi, campur tangan stakeholder dapat memastikan bahwa perusahaan mampu mendorong perusahaan menjadi lebih maju.
Mendukung upaya quality control
Komponen penting dari project management adalah quality control. Suatu proyek mungkin bisa memenuhi seluruh parameter waktu dan pembiayaan yang ditetapkan. Namun jika standar kualitasnya tidak terpenuhi, maka proyek tersebut bisa dianggap gagal. Sayangnya, ada jebakan yang dapat membuat setiap individu tim terjatuh. Tim bisa berada di bawah tekanan untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu serta sesuai anggaran. Hal ini bisa menjadi penyebab pekerjaan yang terburu-buru serta dieksekusi dengan buruk.
Di sinilah project management masuk sebagai sarana untuk mengatur situasi tersebut. Tidak hanya terjadi pengelolaan deadline dan tujuan, terjadi bentuk pengawasan mengenai seberapa baik tugas-tugas proyek dijalankan. Hasil dan standar kualitas yang terwujud membantu memberikan pandangan kepada banyak orang mengenai tujuan yang akan mereka capai.
Fokus dan tujuan bersama yang lebih jelas
Tujuan dan fokus yang kurang jelas dapat menjadi penyebab kegagalan suatu proyek. Project management dapat membantu perusahaan menentukan prioritas dan tujuan dari proyek tersebut. Pengawasan terhadap project planning dan pembagian tugas mampu mempertajam munculnya tanda risiko potensial. Bila risiko tersebut tidak diatasi dengan baik, tim akan berakhir memprioritaskan tugas-tugas bisnis yang salah. Selain itu, upaya pengawasan bersama keteraturan project management juga mendorong tim fokus pada deadline dan beradaptasi sesuai kebutuhan.
BACA JUGA: Strategi Digital Marketing Modern: PPC Adalah Inti
Project management merupakan pengaplikasian skills, pengetahuan, tools, dan teknik berbasis proyek yang biasa diterapkan oleh perusahaan maupun organisasi. Dalam proses bisnis, perusahaan perlu mempraktikkan project management agar setiap tujuan bisnis dapat tercapai dengan baik. Hal ini dikarenakan ada upaya menghasilkan proses kerja lebih teratur agar proyek bisnis mampu memberikan ekspektasi maksimal bagi tim maupun stakeholders.