Definisi dan Penjelasan Lengkap Profesi Virtual Assistant

digitalskola

digitalskola

20 Januari 2024

Di era digital seperti saat ini, ada banyak peluang kerja yang bisa diraih oleh para talenta digital. Salah satu pekerjaan yang kini sedang booming karena dibutuhkan oleh banyak perusahaan adalah profesi virtual assistant. Profesi ini ramai dibicarakan di berbagai forum yang membahas mengenai dunia pekerjaan digital karena selain sedang high demand profesi virtual assistant juga bisa dilakukan dari jarak jauh alias work from anywhere. Bahkan, tak sedikit orang yang bekerja sebagai virtual assistant untuk client-nya yang domisilinya di luar negeri atau di perusahaan global. 

Fakta menariknya, profesi virtual assistant ini mulai menjadi tren semenjak pandemi COVID-19, pada saat itu ada banyak orang yang mencari asisten virtual yang bisa membantu mereka mengerjakan berbagai jenis pekerjaan tanpa harus bertemu langsung atau tatap muka dan di momen yang sama ada banyak juga orang yang sedang mencari peluang pekerjaan secara remote atau remote work. Namun, perlu diketahui jika kamu selama ini berfikir virtual assistant itu sama pekerjaannya dengan admin yang ada di kantor, faktanya pekerjaan virtual assistant lebih menyenangkan dan lebih variatif. 

Penasaran mengenai profesi virtual assistant? Simak artikel ini sampai akhir!

BACA ARTIKEL: Wajib Diasah! Ini Cara Meningkatkan Softskill untuk Jobseeker

Definisi Virtual Assistant 

Definisi Virtual Assistant 
  Definisi Virtual Assistant (Photo: Zapler)

Virtual assistant atau asisten virtual adalah pekerja independen yang memberikan pelayanan terkait administrasi untuk klien perorangan maupun bisnis. Sesuai dengan namanya, asisten virtual ini merupakan pekerjaan yang dilakukan secara virtual alias secara online. Semua orang bisa melakukan pekerjaan visual assistant dengan syarat memiliki skill yang diperlukan. Secara garis besar, asisten virtual bekerja untuk melakukan tugas-tugas tertentu yang diminta oleh perusahaan atau klien untuk mendukung jalannya bisnis. 

Meskipun asisten virtual awalnya muncul karena pandemi, namun hingga saat ini meskipun pandemi sudah selesai profesi asisten virtual masih terus tumbuh seiring dengan meningkatnya persentase bisnis dan wirausaha. Profesi asisten virtual ini juga jadi profesi yang banyak diminati karena menawarkan banyak keuntungan seperti:

  • Jam kerja fleksibel
  • Kesempatan bekerja secara remote 
  • Kesempatan bekerja di lebih dari 2 client
  • Kesempatan memiliki income yang besar

Jenis Role Virtual Assistant dan Tanggung Jawabnya

Jenis Role Virtual Assistant dan Tanggung Jawabnya
Tanggung Jawab Virtual Assistant (Photo by Estée Janssens on Unsplash)

Umumnya asisten virtual akan mengerjakan tugas administratif yang dibutuhkan oleh klien atau perusahaan. Mengutip The Balance Careers, berikut jenis role dari asisten virtual: 

Asisten Pribadi

Seperti asisten pribadi pada umumnya, asisten virtual yang memegang role asisten pribadi juga bertanggung jawab untuk menjadi asisten terhadap klien atau perusahaan. Umumnya, tugas dari asisten pribadi adalah:

  • Mengatur jadwal
  • Menyusun agenda
  • Melakukan panggilan telepon
  • Menyusun pertemuan atau meeting 

Data Entry

Jenis pekerjaan asisten virtual selanjutnya adalah data entry yaitu fokus membantu klien dalam melakukan entri data. Biasanya, tugas seorang data entry meliputi:

  • Pengumpulan data
  • Pemeriksaan data
  • Menghapus data yang tidak diperlukan
  • Entry data

Social Media Management

Biasanya ada banyak juga klien atau perusahaan yang membutuhkan asisten virtual untuk membantu mengelola media sosial mereka. Tugasnya meliputi:

  • Pengaturan jadwal konten
  • Membalas komentar 
  • Membalas pesan
  • Memantau insight 

Fakta menariknya, asisten virtual di bidang social media management ini biasanya tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan tapi juga dibutuhkan oleh para influencer atau key opinion leader. Menarik ya?  

Customer Service 

Umumnya, perusahaan yang bergerak di bidang jasa atau produk akan membutuhkan asisten virtual untuk membantu melayani pelanggan seperti customer service. Jadi dalam tahap awal saat pelanggan tertarik dengan jasa atau produk yang ditawarkan, mereka akan berkonsultasi terlebih dahulu dengan asisten virtual ini. Biasanya, asisten virtual jenis ini dibutuhkan oleh perusahaan rintisan atau perusahaan kecil yang masih belum memiliki tim customer service. 

Email Manager

Selanjutnya, role virtual asisten yang banyak dicari di perusahaan atau klien luar negeri atau email manager yang tanggung jawabnya adalah mengelola atau mengecek email perusahaan atau klien. Jika sekiranya ada email penting maka ia harus melaporkannya kepada perusahaan atau client. Walaupun terlihat spele, tapi faktanya bagi sebagian orang yang memiliki kesibukan agak sulit untuk mengelola atau cek email mereka. 

Recruiter

Ada banyak juga asisten virtual yang bertugas untuk membantu perusahaan dalam proses recruitment, mulai dari membantu menuliskan deskripsi pekerjaan, persyaratan kerja, hingga membantu mempublikasi lowongan pekerjaan di berbagai job platform. Bahkan, ada juga perusahaan yang menggunakan virtual asisten untuk membantu menilai dan melakukan review pada lamaran calon pekerja. 

Tentunya selain role di atas, ada banyak jenis virtual assistant lainnya sesuai dengan kebutuhan client atau perusahaan. 

Skill Virtual Assistant 

Skill Virtual Assistant 
 Skill Virtual Assistant (Photo by Kelly Sikkema on Unsplash)

Untuk bisa menjadi virtual assistant, kamu harus menguasai beberapa skill utama berikut ini:

Komunikasi

Walaupun sehari-hari pastinya kamu sudah terbiasa komunikasi dengan banyak orang, tapi untuk bisa jadi asisten virtual yang baik kamu harus menguasai skill komunikasi yang baik secara tertulis atau bahkan komunikasi secara langsung. Jika klien atau perusahaan tempat kamu bekerja ada di luar negeri, maka setidaknya kamu harus bisa komunikasi menggunakan bahasa Inggris dengan baik. 

Microsoft Office

Profesi asisten virtual tidak akan jauh dari penggunaan tools Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, dan lain sebagainya. Maka dari itu, penting untuk kamu menguasai Microsoft Office agar bisa menjalankan pekerjaan dengan baik. Selain itu, kamu juga harus menguasai Google Sheets, Google Drive, Google Slides, dan lain sebagainya. 

Time Management 

Skill time management juga harus kamu miliki pasalnya dalam satu hari bisa saja ada berbagai macam tugas yang harus kamu lakukan, maka dari itu kamu harus bisa mengatur waktunya sebaik mungkin. Apalagi, jika kamu memiliki klien lebih dari 1, maka kamu harus memastikan tugas dari klien-klien tersebut bisa diselesaikan dalam waktu sesuai yang diminta. 

Attention to Detail

Keterampilan yang wajib dimiliki asisten virtual adalah attention to detail agar menghindari kesalahan-kesalahan kecil yang dampaknya besar untuk klien atau perusahaan. Contohnya, jika kamu jadi asisten virtual di bidang recruitment pastikan saat mempublikasi lowongan pekerjaan tidak ada kesalahan ketik atau pesan yang kurang jelas atau sulit dipahami. 

Social Media Savvy

Keterampilan media sosial akan menjadi nilai plus bagi asisten virtual, apalagi kini ada banyak sekali peluang pekerjaan asisten virtual di bidang media sosial. Pastikan bukan hanya bisa posting konten saja, tapi kamu juga memahami strategi-strategi atau bahkan algoritma dari masing-masing media sosial. 

BACA JUGA: Data Entry Adalah: Definisi dan Penjelasan Lengkap 

Gaji Virtual Assistant 

Gaji Virtual Assistant 
          Gaji Virtual Assistant (Photo by rupixen.com on Unsplash)

Gaji asisten virtual sangat bergantung pada berbagai faktor seperti:

  • Role virtual asisten
  • Industri atau jenis perusahaan
  • Pengalaman kerja
  • Tugas kerja

Namun, mengutip dari Salary Expert, di Indonesia rata-rata gaji asisten virtual itu kisaran antara 76rb/jam kerja dan gaji tahunannya berkisar antara 150jt/tahun.

Sedangkan, di Amerika Serikat rata-rata gaji untuk asisten virtual itu berkisar antara 148rb/jam dan umumnya jam kerja per-bulannya itu 80 jam, jadi bisa disimpulkan kisaran gaji asisten virtual di Amerika Serikat berkisar antara 11jt/bulan. 

Propek Karier Virtual Assistant 

Propek Karier Virtual Assistant 
        Prospek Karier Virtual Assistant (Photo by Blake Wisz on Unsplash)

Meskipun bekerja secara remote, tapi faktanya asisten virtual juga memiliki prospek karier yang baik jika kamu sungguh-sungguh menekuninya. Kini ada banyak industri yang membutuhkan sosok asisten virtual seperti:

  • Industri kesehatan
  • Industri real estate
  • Industri marketing agency 
  • Industri law firm
  • Selebriti, influencer, KOL

Menariknya lagi, selain bisa bekerja di perusahaan impian, kamu juga bisa bekerja sebagai asisten virtual di orang-orang ternama seperti selebriti, bos, manajerial di perusahaan tertentu dan lain sebagainya. Fakta menariknya lagi, asisten virtual ini banyak membuka peluang untuk kamu tertarik mencari side hustle atau pekerjaan freelance. 

Cara Menjadi Virtual Assistant

Cara Menjadi Virtual Assistant
        Cara Menjadi Virtual Assistant (Photo by Sincerely Media on Unsplash)

Ada banyak cara yang bisa kamu lakukan untuk menjadi asisten virtual dan mendapatkan klien. Jika dirangkum kurang lebih seperti ini:

Pelajari Skill

Untuk mempelajari skill asisten virtual kamu bisa secara otodidak dengan mengandalkan materi-materi di internet seperti Blog, YouTube, dan lain sebagainya atau kamu bisa mengikuti pelatihan asisten virtual yang diselenggarakan oleh lembaga non-formal seperti Digital Skola. 

Siapkan Portfolio Skill

Selanjutnya, kamu harus menyiapkan portofolio sesuai dengan role asisten virtual yang ingin kamu geluti. Kamu bisa menggunakan fake brief dan membuat fake project untuk jadi sample pertama yang bisa ditampilkan kepada client. 

Cari Klien

Untuk mencari klien kamu bisa menggunakan tiga cara ini:

  1. Cari klien di situs lowongan pekerjaan seperti Linkedin, Jobstreet, Upwork, Jooble, dan lain sebagainya
  2. Approach koneksi kamu untuk menawarkan jasa asisten virtual
  3. Minta koneksi kamu untuk mereferensikan kamu ke orang yang mereka kenal

Pastikan kamu juga sudah membangun personal branding sebagai asisten virtual agar klien lebih tertarik untuk bekerjasama dengan kamu. Nah, jika kamu tertarik untuk menjadi asisten virtual namun tidak memiliki skill dan portofolio, kamu bisa ikut kelas Digital Skola yaitu Mini Bootcamp Virtual Assistant Course: Untuk Pemula Sampai Siap Kerja dari Rumah. Di kelas ini, kamu akan dibimbing langsung oleh para expert dengan fasilitas lengkap seperti:

  • 6 personal projects for portfolio
  • Unlimited career consultation
  • Portfolio hacks from tutor
  • Review project 1-on-1
  • Best practice handle multiple clients
  • Real study case
  • Hands-on tools
  • e-Certificate 

Penasaran dengan materi yang akan kamu pelajari di kelas ini? Cek info lengkapnya di bawah!

chat