Cara Membalas Email Interview

Mendapat panggilan interview kerja adalah tahap yang ditunggu-tunggu oleh jobseeker. Ketika mendapatkan pemberitahuan panggilan interview melalui email, kamu mungkin bingung cara membalas email interview dengan baik dan sopan. Padahal, sebagai seorang jobseeker, hal kecil yang tidak boleh dilewatkan dalam proses recruitment adalah menciptakan first impression yang baik di mata recruiter, salah satunya yakni saat membalas email panggilan interview. 

Pastinya, recruiter menginginkan calon kandidat yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan dan tulisan. Sehingga perlu bagi kamu untuk mengetahui cara membalas email interview bahasa Inggris dan bahasa Indonesia lewat artikel ini. Simak sampai akhir artikel ini untuk tahu cara membalas email dan template yang bisa kamu gunakan!

BACA JUGA: Kiat-Kiat Menyusun Cover Letter, Auto Lolos Tahap Screening!

Tips Membalas Email Interview

Sebelum mengetahui template membalas email interview, kamu harus tahu dulu tips-tips untuk membalas email undangan interview, diantaranya:

Segera Balas Email

Sudah dapat panggilan interview kerja melalui email? Jangan panik! Baca dengan seksama isi pesannya. Setelah itu, usahakanlah untuk membalas email secepatnya, karena yang melamar di posisi tersebut tentu bukan hanya kamu saja, kan? Bisa jadi puluhan, ratusan, bahkan ribuan pelamar yang mengirimkan CV mereka di posisi yang sama denganmu. Jangan lupa untuk selalu periksa inbox yang masuk ke email, agar kamu tidak melewatkan panggilan interview lainnya. 

Gunakan Gaya Bahasa yang Tepat

Hindari untuk membalas panggilan interview di email menggunakan bahasa sehari-hari yang kamu gunakan. Tetap gunakan gaya bahasa yang tepat sesuai dengan gaya bahasa yang digunakan oleh recruiter. Bersikaplah sopan dan hindari bahasa yang dapat menimbulkan kesalahpahaman, seperti membalas pesan terlalu singkat. Jadilah seorang profesional termasuk saat membalas email. Ingat, bahwa first impression yang baik bisa dibangun ketika membalas email ini bisa menjadi nilai plus di mata recruiter.

Gunakan Format yang Tepat

Umumnya, saat membalas email interview, penggunaan format atau struktur yang tepat terdiri dari:

Pembuka

Poin penting yang harus diingat pada bagian pembuka adalah selalu menyapa orang yang mengirim email dengan panggilan yang sesuai. Mulailah dengan salam pembuka yang dilanjutkan dengan sapaan resmi, seperti Mr., Ms., Ibu, Bapak, dan sebagainya serta dilanjutkan dengan nama lengkapnya. Ucapkan rasa terima kasih karena telah diberi kesempatan untuk melakukan interview kerja.

Isi

Di bagian isi, tulislah kalimat yang menyatakan bahwa kamu menyanggupi jadwal interview tersebut dan berkenan untuk hadir. Sebisa mungkin hindari kalimat yang panjang dan bertele-tele. Balas secara singkat dan jelas. Namun, jika recruiter sudah menawarkan opsi tanggal untuk melakukan interview dan kamu berhalangan hadir, tulis alternatif yang kamu tawarkan secara rinci dengan menulis tanggal lengkap dan waktu spesifiknya.

Penutup

Terakhir, tutup email-mu dengan kalimat yang baik dan sopan, sertakan juga sapaan penutup yang sopan. Secara umum, kamu bisa gunakan sapaan seperti:

“Dengan hormat, Bpk./Ibu X” atau dalam bahasa Inggris “Sincerely, Mr./Ms. X”.

Jangan lupa untuk menambah nama dan kontak yang dapat dihubungi oleh recruiter ya.

Pahami Tools Interview

Hal penting lainnya yang tidak boleh lupa untuk ditanyakan saat membalas email interview adalah tools yang digunakan pada saat interview nanti. Karena sudah banyak interview yang dilakukan secara remote menggunakan berbagai tools seperti:

•  Zoom
• Google Meet
• Microsoft Team
• Skype, 

Semakin baik persiapan saat interview nanti, maka kamu akan semakin terlihat profesional di mata recruiter. Bersiaplah!

Periksa Kembali Jika Ada Error

Periksa kembali email sebelum dikirim ke recruiter. Pastikan tidak ada typo atau kesalahan penulisan yang tidak kamu sadari. Bukan karena harus membalas email secara cepat, kamu jadi tidak memperhatikan grammar dan pengejaan kata-kata dalam bahasa Inggris. Supaya tidak ada keliru saat menyampaikan pesan yang ingin kamu kirim, pastikan bahwa email kamu tidak ada error baik dari penulisan atau caramu menyampaikan informasi. 

Contoh Template Cara Membalas Email Interview dalam Bahasa Inggris

Jika kamu mendapatkan undangan interview menggunakan bahasa Inggris, maka sebaiknya kamu juga menjawabnya menggunakan bahasa Inggris. Berikut template cara membalas email interview dalam bahasa Inggris: 

Template Membalas Email Interview Online Jika Kamu Bisa Hadir Sesuai dengan Jadwal

Dear Mr/Miss/Mrs [NAMA HR],

I sincerely appreciate your invitation to interview with [NAMA PERUSAHAAN]. I am writing to confirm my availability to meet with you on [HARI, TANGGAL DAN JAM INTERVIEW].

I am genuinely excited about the opportunity to engage in a discussion with you and gain further insights into the position.

Warm regards,

[NAMA KAMU]

Perhatikan contoh template membalas pesan email di atas. Meski ditulis secara singkat, namun itu semua bisa menjawab pertanyaan utama, tegas dengan ketersediaan tanggal dan waktu untuk interview, tidak lupa juga menunjukkan rasa terima kasih atas kesempatannya. Format umum seperti ini yang banyak dicari oleh recruiter, dengan membalas email seperti itu akan memungkinkan kamu mendapat kesan yang baik di mata recruiter.

Template Membalas Email jika Kamu Berhalangan Hadir

Dear Mr/Miss/Mrs [NAMA HR],

I would like to express my gratitude for the interview opportunity with [COMPANY NAME].

I am eagerly anticipating our meeting; however, I regret to inform you that there is a scheduling conflict on the date you have requested. I kindly request your flexibility, and I would appreciate it if you could let me know if any of the following dates and times would be suitable for our meeting: [REKOMENDASI JADWAL BARU].

Once again, thank you for considering me for this opportunity, and I apologize for any inconvenience this may cause.

Warm regards,

[NAMA KAMU]

Jika kamu berhalangan hadir karena memiliki jadwal lain di waktu yang bersamaan dengan undangan interview, katakanlah dengan jujur dan tawarkan solusi berupa alternatif jadwal yang sama-sama bisa dihadiri oleh recruiter dan kamu. Dalam hal ini, recruiter akan menghargai kejujuran, ketepatan waktu, dan kemauan kamu untuk mencari solusi yang cocok untuk kedua belah pihak. 

Template Membalas Email jika Kamu Tidak Ingin Melanjutkan Proses Hiring 

Dear [NAMA HR],

I hope this message finds you well.

I would like to extend my gratitude for considering me for the position of [NAMA POSISI]. After careful consideration, I regret to inform you that I must withdraw my application for this role due to [ALASAN KAMU].

I appreciate the time and effort you and your team have invested in my application process, and I apologize for any inconvenience this may cause.

Thank you once again for your consideration, and I wish you every success in finding the ideal candidate for the position.

Sincerely,

[NAMA KAMU]

Jika kamu tidak bisa hadir karena merasa tidak ingin melanjutkan proses hiring, maka kamu bisa mengatakan dengan jujur alasan kamu tidak bisa melanjutkan prosesnya.  

Template Membalas Email Jika Kamu Diundang Interview Offline dan Bisa Hadir 

Dear [NAMA RECRUITER],

I would like to express my gratitude for extending the invitation for an interview, which I have duly received. I am writing to formally confirm my attendance at the interview scheduled for the [NAMA POSISI] position.

I am eagerly anticipating the opportunity to meet with you on [HARI INTERVIEW] at [LOKASI INTERVIEW].

Additionally, I would appreciate confirmation regarding any specific documents or materials I should prepare and bring for the interview. If there is any other pertinent information or details pertaining to the interview on that date, kindly share them with me at your earliest convenience.

Best Regards,

[NAMA KAMU]

Jika kamu tidak bisa hadir, pastikan kamu juga mengkonfirmasi dokumen atau materi pendukung yang perlu dibawa saat interview. 

Contoh Template Cara Membalas Email Interview dalam Bahasa Indonesia

Jika kamu mendapatkan undangan interview menggunakan bahasa Indonesia, kamu bisa menggunakan template cara membalas email interview berikut ini:

Cara Membalas Email Interview Online Jika Bisa Hadir Sesuai dengan Jadwal

Kepada [Nama HR],

Terima kasih atas undangan wawancara yang telah diberikan kepada saya. Saya ingin mengkonfirmasi bahwa saya dapat hadir pada wawancara online sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Saya sangat antusias untuk berkesempatan berdiskusi lebih lanjut tentang [POSISI YANG KAMU LAMAR]. Saya telah menyiapkan diri dengan baik dan siap untuk berbagi pengalaman serta pemahaman saya terkait peran yang ditawarkan.

Sekali lagi, saya sangat berterima kasih atas kesempatan ini. Saya menantikan pertemuan kami pada tanggal dan jam yang telah ditetapkan. Jika ada informasi tambahan yang perlu saya ketahui sebelum wawancara, harap beritahu saya.

Terima kasih banyak atas perhatian Anda. Saya berharap dapat bertemu dengan Anda dan tim dalam waktu dekat.

Hormat saya,

[NAMA KAMU] 

Pastikan kamu menyesuaikan pesan tersebut dengan informasi yang relevan, seperti nama perusahaan, dan tanggal wawancara.

Cara Membalas Email Interview Jika Kamu Berhalangan Hadir 

Kepada [Nama HR],

Salam sejahtera,

Terima kasih telah memberikan kesempatan wawancara yang berharga kepada saya untuk posisi [POSISI YANG DILAMAR]. Saya ingin mengucapkan permohonan maaf saya karena tidak dapat menghadiri wawancara pada jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya.

Saya sangat berharap dapat tetap terlibat dalam proses wawancara ini. Namun, karena alasan [BERIKAN ALASAN YANG JELAS], saya tidak dapat hadir pada waktu yang telah ditentukan. Saya ingin mengungkapkan kesediaan saya untuk menyesuaikan jadwal wawancara jika memungkinkan.

Apakah ada kemungkinan untuk merencanakan ulang wawancara saya pada waktu lain yang sesuai bagi Anda dan tim? Saya sangat fleksibel dan akan berusaha semaksimal mungkin untuk menyesuaikan jadwal saya agar bisa hadir pada wawancara tersebut.

Saya sangat menghargai waktu dan kesempatan ini, dan sungguh berharap agar kita dapat menemukan jadwal yang cocok bagi kedua belah pihak. Jika memungkinkan, tolong informasikan kepada saya opsi-opsi jadwal yang tersedia, dan saya akan berusaha sebaik mungkin untuk menyesuaikannya.

Terima kasih banyak atas pemahaman dan kesempatannya. Saya berharap dapat tetap terlibat dalam proses seleksi ini. Silakan hubungi saya melalui email ini atau melalui kontak saya di bawah ini untuk membicarakan ulang perihal jadwal wawancara.

Hormat saya,

[NAMA KAMU] 

Pastikan kamu menyesuaikan pesan tersebut dengan informasi yang relevan dan berikan alasan alasan mengapa kamu tidak bisa hadir.

Cara Membalas Email Interview Jika Kamu Tidak Ingin Melanjutkan Proses Hiring

Kepada [Nama HR],

Salam sejahtera,

Terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk berpartisipasi dalam wawancara untuk posisi [POSISI YANG DILAMAR] di perusahaan [NAMA PERUSAHAAN]. Saya ingin menyampaikan penghargaan saya atas waktu yang telah diberikan oleh Anda dan tim dalam menjalankan proses seleksi.

Setelah mempertimbangkan dengan seksama dan melakukan evaluasi yang mendalam, saya ingin memberitahukan bahwa saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses hiring untuk posisi tersebut. Saya sangat menghargai kesempatan ini dan berterima kasih atas ketertarikan Anda terhadap kualifikasi saya.

Sekali lagi, terima kasih banyak atas kesempatan ini. Saya ingin mengucapkan harapan terbaik saya untuk perusahaan Anda dan kesuksesannya di masa yang akan datang.

Hormat saya,

[NAMA KAMU] 

Pastikan kamu mengungkapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan memberikan penjelasan yang sopan mengenai keputusan kamu untuk tidak melanjutkan proses hiring. 

Cara Membalas Email Interview Offline Jika Kamu Bisa Hadir

Kepada [Nama HR],

Salam sejahtera,

Terima kasih atas undangan wawancara yang telah diberikan kepada saya. Saya sangat senang untuk mengonfirmasi bahwa saya dapat hadir pada wawancara secara langsung sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Saya sudah menyiapkan diri dengan baik dan sangat antusias untuk berdiskusi lebih lanjut tentang [POSISI YANG DILAMAR] dengan tim Anda. Saya yakin pertemuan tatap muka ini akan memberikan kesempatan yang baik bagi saya untuk menunjukkan dedikasi dan minat saya terhadap peran yang ditawarkan.

Untuk memastikan kelancaran acara wawancara, apakah ada persyaratan khusus yang perlu saya siapkan sebelumnya atau hal-hal tertentu yang harus saya perhatikan? Saya akan memastikan bahwa saya hadir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dan bersiap dengan baik untuk wawancara tersebut.

Mohon informasikan jika ada hal yang perlu saya persiapkan lebih lanjut sebelum acara wawancara. Terima kasih banyak atas perhatian Anda. Saya sangat berharap dapat bertemu dengan Anda dan tim dalam waktu dekat.

Hormat kami,

[NAMA KAMU] 

Demikian penjelasan mengenai cara membalas email undangan interview dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia. Pastikan juga, kamu sudah paham mengenai hal apa saja yang harus kamu persiapkan, seperti gaya bahasa yang sopan, format membalas pesan, mengecek kembali jika ada typo, dan hindari pesan yang bertele-tele atau membuat salah paham. Percaya pada kemampuanmu sendiri, dan berikan yang terbaik.

Bagi kamu yang ingin level up skill digital dan mendapat bimbingan atau mentoring dari praktisi expert di bidangnya, yuk ikut program Bootcamp dari Digital Skola, karena selain mengasah technical skill, kamu juga akan dipandu menjadi talenta yang lebih berprofesional. Cari tahu programnya di sini ya!