Rangkuman
- Cara membalas panggilan interview kerja merupakan bagian penting dari proses rekrutmen yang dapat memberikan kesan pertama kepada recruiter. Pastikan kamu membalas dengan cepat, sopan, dan profesional.
- Sebelum membalas undangan interview, periksa kembali informasi mengenai tanggal, waktu, lokasi, atau media interview agar tidak terjadi kesalahpahaman.
- Baik melalui email maupun WhatsApp, gunakan bahasa yang formal, konfirmasi kehadiran dengan jelas, dan hindari kesalahan seperti membalas terlalu lama atau menggunakan bahasa yang terlalu santai.
- Tingkatkan peluangmu lolos rekrutmen bersama AI Career Counselor di Digital Skola melalui simulasi interview, evaluasi CV, rekomendasi pengembangan skill, dan roadmap karier yang sesuai dengan tujuanmu.
Cara membalas panggilan interview kerja merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan setelah kamu berhasil lolos tahap seleksi administrasi.
Meskipun terlihat sederhana, cara kamu merespons undangan interview dapat memberikan kesan pertama kepada recruiter mengenai profesionalisme dan etika komunikasi yang kamu miliki.
Lalu, bagaimana cara membalas panggilan interview kerja yang baik dan benar? Yuk simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Mengapa Cara Membalas Panggilan Interview Kerja Itu Penting?
Membalas panggilan interview bukan sekadar memberikan konfirmasi kehadiran, tetapi juga menjadi kesempatan untuk menunjukkan sikap profesional kepada recruiter.
Berikut beberapa alasan mengapa cara membalas panggilan interview kerja perlu diperhatikan.
1. Memberikan Kesan Profesional kepada Recruiter
Balasan yang sopan, jelas, dan tepat waktu akan memberikan kesan positif kepada recruiter.
Meskipun baru berada di tahap awal rekrutmen, cara berkomunikasi melalui email atau WhatsApp dapat menunjukkan profesionalisme, etika kerja, dan perhatianmu terhadap detail.
2. Menunjukkan Antusiasme terhadap Posisi yang Dilamar
Membalas undangan interview dengan bahasa yang positif menunjukkan bahwa kamu menghargai kesempatan yang diberikan perusahaan.
Sikap ini juga mencerminkan antusiasme dan keseriusanmu untuk mengikuti proses seleksi hingga tahap berikutnya.
3. Memastikan Jadwal Interview Tidak Terjadi Kesalahpahaman
Dengan mengonfirmasi tanggal, waktu, lokasi, atau media interview, kamu dapat memastikan bahwa semua informasi telah dipahami dengan benar.
Hal ini membantu menghindari miskomunikasi yang berpotensi membuatmu terlambat, salah jadwal, atau bahkan melewatkan kesempatan interview.
Baca Juga: 20 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Sendiri dan Cara Menjawab Interview
Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membalas Panggilan Interview Kerja?
Sebelum membalas panggilan interview, pastikan kamu memahami seluruh informasi yang disampaikan oleh recruiter.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membalas panggilan interview kerja.
1. Baca Seluruh Isi Undangan Interview dengan Teliti
Luangkan waktu untuk membaca seluruh isi email atau pesan dari recruiter.
Perhatikan informasi mengenai posisi yang dilamar, jadwal interview, lokasi, media interview, serta instruksi tambahan agar tidak ada detail penting yang terlewat.
2. Periksa Tanggal, Waktu, dan Lokasi Interview
Pastikan kamu telah memahami tanggal, jam, serta lokasi interview jika dilakukan secara tatap muka.
Jika terdapat informasi yang kurang jelas atau ada kendala dengan jadwal tersebut, sampaikan kepada recruiter secara sopan saat membalas pesan.
3. Pastikan Media Interview (Online atau Offline)
Periksa apakah interview akan dilakukan secara online melalui Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, atau secara langsung di kantor perusahaan.
Dengan mengetahui media interview sejak awal, kamu dapat mempersiapkan kebutuhan yang diperlukan.
4. Balas dalam Waktu yang Tidak Terlalu Lama
Usahakan untuk membalas panggilan interview sesegera mungkin, idealnya dalam beberapa jam atau maksimal 24 jam setelah menerima undangan.
Respons yang cepat menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu recruiter dan serius mengikuti proses rekrutmen.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
Gunakan bahasa yang formal, jelas, dan mudah dipahami saat membalas panggilan interview.
Hindari penggunaan singkatan, bahasa gaul, atau emoji agar komunikasi tetap terlihat profesional dan memberikan kesan positif kepada recruiter.
Bagaimana Cara Membalas Panggilan Interview Kerja Melalui Email?
Email merupakan media yang paling sering digunakan recruiter untuk mengirim undangan interview. Oleh karena itu, penting untuk membalas email tersebut dengan bahasa yang sopan, profesional, dan mudah dipahami agar memberikan kesan positif kepada perusahaan.
Berikut langkah-langkah yang dapat kamu lakukan saat membalas panggilan interview kerja melalui email.
1. Ucapkan Terima Kasih atas Kesempatan Interview
Awali email dengan mengucapkan terima kasih kepada recruiter atas kesempatan yang telah diberikan.
Ucapan ini menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan kepercayaan perusahaan yang telah memilihmu untuk melanjutkan ke tahap interview.
Selain memberikan kesan profesional, kalimat pembuka yang sopan juga dapat mencerminkan etika komunikasi yang baik.
2. Konfirmasi Kehadiran Sesuai Jadwal
Setelah mengucapkan terima kasih, sampaikan bahwa kamu bersedia mengikuti interview sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Sebutkan kembali tanggal dan waktu interview sebagai bentuk konfirmasi agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Jika kamu memiliki kendala dengan jadwal tersebut, jelaskan alasannya secara singkat dan ajukan permohonan perubahan jadwal dengan bahasa yang sopan.
3. Tulis Balasan Secara Singkat, Jelas, dan Profesional
Hindari menulis email yang terlalu panjang atau bertele-tele.
Cukup sampaikan informasi penting, seperti ucapan terima kasih, konfirmasi kehadiran, dan jika diperlukan, pertanyaan terkait proses interview.
Gunakan bahasa yang formal, hindari singkatan atau bahasa gaul, serta pastikan tidak ada kesalahan penulisan sebelum email dikirim.
4. Tutup dengan Salam dan Identitas Diri
Akhiri email dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”, kemudian cantumkan nama lengkapmu.
Jika diperlukan, tambahkan nomor telepon atau alamat email agar recruiter lebih mudah menghubungimu apabila ada informasi lanjutan terkait proses interview.
Penutup yang rapi akan membuat email terlihat lebih profesional dan mudah dikenali.
Baca Juga: Apa Itu Walk In Interview? Persiapan, Contoh Pertanyaan, dan Tips Menghadapinya
Contoh Balasan Email Panggilan Interview Kerja
Setelah mengetahui cara membalas panggilan interview kerja melalui email, kamu juga perlu memahami bagaimana penerapannya dalam situasi yang berbeda.
Berikut beberapa contoh balasan email yang dapat dijadikan referensi sesuai dengan kondisi yang kamu hadapi.
1. Contoh Menerima Jadwal Interview
Subject: Konfirmasi Kehadiran Interview – [Nama Lengkap]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Recruiter],
Terima kasih atas undangan interview yang telah diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Dengan email ini, saya ingin mengonfirmasi bahwa saya bersedia mengikuti interview pada hari [Hari], [Tanggal] pukul [Waktu], sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya menantikan kesempatan untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai posisi tersebut.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Telepon]
2. Contoh Meminta Reschedule Interview
Subject: Permohonan Perubahan Jadwal Interview – [Nama Lengkap]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Recruiter],
Terima kasih atas undangan interview untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Saya sangat menghargai kesempatan yang diberikan. Namun, karena terdapat keperluan yang tidak dapat saya tinggalkan pada jadwal yang telah ditentukan, saya ingin mengajukan permohonan perubahan jadwal interview apabila memungkinkan.
Saya bersedia mengikuti interview pada waktu lain sesuai dengan ketersediaan Bapak/Ibu. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan terima kasih atas pengertiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Telepon]
3. Contoh Menolak Undangan Interview Secara Sopan
Subject: Tanggapan Undangan Interview – [Nama Lengkap]
Yth. Bapak/Ibu [Nama Recruiter],
Terima kasih atas kesempatan dan undangan interview yang telah diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Setelah mempertimbangkan dengan saksama, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen pada kesempatan ini. Saya mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diberikan selama proses seleksi.
Semoga [Nama Perusahaan] dapat segera menemukan kandidat terbaik untuk posisi tersebut. Terima kasih dan semoga sukses selalu.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Telepon]
Bagaimana Cara Membalas Panggilan Interview Kerja Melalui WhatsApp?
Selain melalui email, banyak recruiter yang kini menghubungi kandidat melalui WhatsApp karena dianggap lebih cepat dan praktis.
Berikut cara membalas panggilan interview kerja melalui WhatsApp yang bisa kamu ikuti.
1. Awali dengan Salam dan Ucapan Terima Kasih
Mulailah pesan dengan memberikan salam yang sopan, kemudian ucapkan terima kasih kepada recruiter atas kesempatan interview yang diberikan.
Pembuka seperti ini menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan perhatian recruiter serta mencerminkan etika komunikasi yang baik sejak awal.
2. Konfirmasi Kesediaan Mengikuti Interview
Setelah menyampaikan ucapan terima kasih, jelaskan bahwa kamu bersedia mengikuti interview sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Sebutkan kembali tanggal dan waktu interview sebagai bentuk konfirmasi.
Jika kamu memiliki kendala dengan jadwal tersebut, sampaikan secara jujur dan ajukan permohonan perubahan jadwal dengan bahasa yang tetap sopan.
3. Gunakan Bahasa Formal Meskipun Melalui Chat
Walaupun WhatsApp merupakan aplikasi pesan instan yang identik dengan percakapan santai, komunikasi dengan recruiter tetap harus menggunakan bahasa yang formal.
Pilih kalimat yang singkat, jelas, dan mudah dipahami agar pesan terlihat profesional sekaligus menunjukkan bahwa kamu serius mengikuti proses rekrutmen.
4. Hindari Penggunaan Singkatan dan Emoji
Sebisa mungkin hindari penggunaan singkatan seperti “gk”, “ok”, “thx”, atau bahasa gaul lainnya ketika membalas recruiter.
Selain itu, jangan menambahkan emoji karena dapat membuat pesan terlihat kurang profesional.
Gunakan ejaan yang baik dan benar agar komunikasi tetap sopan dan memberikan kesan positif kepada perusahaan.
Contoh Balasan WhatsApp Panggilan Interview Kerja
Membalas panggilan interview melalui WhatsApp sebaiknya tetap menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan profesional.
Berikut beberapa contoh balasan WhatsApp yang dapat kamu sesuaikan dengan situasimu.
1. Contoh Menerima Undangan Interview
Selamat pagi Bapak/Ibu [Nama Recruiter].
Terima kasih atas informasi dan kesempatan interview yang telah diberikan untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Saya mengonfirmasi bahwa saya bersedia mengikuti interview pada hari [Hari], [Tanggal], pukul [Waktu] sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Terima kasih. Saya menantikan kesempatan untuk bertemu dan berdiskusi lebih lanjut.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
2. Contoh Meminta Perubahan Jadwal
Selamat pagi Bapak/Ibu [Nama Recruiter].
Terima kasih atas undangan interview untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Mohon maaf, saya memiliki kendala sehingga tidak dapat mengikuti interview pada jadwal yang telah ditentukan.
Apabila memungkinkan, saya ingin mengajukan permohonan perubahan jadwal interview sesuai dengan waktu yang tersedia dari Bapak/Ibu.
Terima kasih atas pengertian dan kesempatannya.
3. Contoh Menolak Interview dengan Sopan
Selamat pagi Bapak/Ibu [Nama Recruiter].
Terima kasih atas undangan interview dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan].
Setelah mempertimbangkan dengan saksama, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen pada kesempatan ini. Saya mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diberikan.
Semoga Bapak/Ibu segera menemukan kandidat terbaik untuk posisi tersebut. Terima kasih!
Apa Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Membalas Panggilan Interview Kerja?
Selain mengetahui cara membalas panggilan interview kerja yang benar, kamu juga perlu memahami kesalahan-kesalahan yang sebaiknya dihindari.
Agar peluangmu tetap terjaga, berikut beberapa kesalahan yang perlu dihindari saat membalas panggilan interview kerja.
1. Membalas Terlalu Lama
Salah satu kesalahan yang paling sering dilakukan kandidat adalah menunda membalas undangan interview.
Recruiter biasanya mengharapkan konfirmasi dalam waktu yang relatif cepat agar proses rekrutmen dapat berjalan sesuai jadwal.
Jika kamu membalas terlalu lama tanpa alasan yang jelas, recruiter dapat menganggapmu kurang antusias atau kurang serius terhadap posisi yang dilamar.
Oleh karena itu, usahakan untuk memberikan respons sesegera mungkin, idealnya dalam beberapa jam atau maksimal 24 jam setelah menerima undangan.
2. Menggunakan Bahasa yang Terlalu Santai
Meskipun recruiter menghubungimu melalui WhatsApp atau media yang terkesan informal, tetap gunakan bahasa yang sopan dan profesional.
Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan seperti “gk”, “ok”, atau “thx”, serta emoji yang tidak diperlukan.
Cara berkomunikasi yang profesional menunjukkan bahwa kamu mampu menjaga etika dalam lingkungan kerja dan menghargai proses rekrutmen.
3. Tidak Mengonfirmasi Kehadiran
Sebagian kandidat hanya membalas dengan ucapan terima kasih tanpa memberikan konfirmasi apakah mereka akan menghadiri interview atau tidak.
Padahal, recruiter membutuhkan kepastian agar dapat menyusun jadwal interview dengan baik.
Oleh karena itu, pastikan kamu menyampaikan secara jelas apakah menerima jadwal interview, membutuhkan perubahan jadwal, atau memutuskan untuk tidak melanjutkan proses rekrutmen.
4. Salah Menyebut Nama Recruiter atau Perusahaan
Kesalahan dalam menyebut nama recruiter, nama perusahaan, atau bahkan posisi yang dilamar dapat memberikan kesan bahwa kamu kurang teliti.
Hal ini sering terjadi ketika kandidat menggunakan template balasan tanpa mengubah informasi yang sesuai.
Sebelum mengirim pesan, luangkan waktu untuk memeriksa kembali seluruh isi balasan agar tidak ada kesalahan penulisan yang dapat mengurangi kesan profesional.
5. Mengirim Pesan yang Terlalu Singkat atau Tidak Jelas
Balasan seperti “Siap”, “Oke”, atau “Baik” memang terlihat praktis, tetapi kurang memberikan informasi yang dibutuhkan recruiter.
Sebaiknya tuliskan pesan yang lebih lengkap, seperti mengucapkan terima kasih, mengonfirmasi jadwal interview, dan menutup pesan dengan sopan.
Dengan begitu, recruiter dapat langsung memahami maksudmu tanpa perlu meminta konfirmasi tambahan, sekaligus memberikan kesan bahwa kamu memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Baca Juga: 11+ Pertanyaan Interview Customer Service dan Strategi Menjawabnya agar Lolos
Bagaimana Tips Agar Proses Interview Berjalan Lancar?
Agar peluang diterima semakin besar, kamu juga perlu mempersiapkan diri sebelum hari interview tiba.
Berikut beberapa tips agar proses interview berjalan lancar.
1. Pelajari Profil Perusahaan
Sebelum interview, luangkan waktu untuk mencari informasi mengenai perusahaan yang kamu lamar.
Pelajari profil perusahaan, bidang industri, visi dan misi, produk atau layanan, serta budaya kerjanya.
Pengetahuan ini akan membantumu memberikan jawaban yang lebih relevan sekaligus menunjukkan bahwa kamu benar-benar tertarik untuk bergabung dengan perusahaan tersebut.
2. Persiapkan Jawaban Interview
Recruiter biasanya akan mengajukan pertanyaan umum, seperti perkenalan diri, pengalaman kerja, kelebihan dan kekurangan, alasan melamar, hingga target karier.
Cobalah berlatih menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut agar penyampaianmu terdengar lebih runtut dan percaya diri.
Namun, hindari menghafal jawaban karena respons yang terdengar alami biasanya lebih disukai recruiter.
3. Pastikan Dokumen Sudah Lengkap
Periksa kembali seluruh dokumen yang mungkin dibutuhkan selama proses interview, seperti CV, portofolio, ijazah, sertifikat, atau dokumen pendukung lainnya.
Jika interview dilakukan secara online, siapkan juga file digital yang mudah diakses apabila recruiter memintanya.
Dengan begitu, kamu dapat memberikan dokumen dengan cepat tanpa perlu mencarinya saat interview berlangsung.
4. Datang Tepat Waktu atau Cek Koneksi Internet
Jika interview dilakukan secara tatap muka, usahakan tiba di lokasi sekitar 10–15 menit sebelum jadwal dimulai agar memiliki waktu untuk mempersiapkan diri.
Sementara itu, jika interview dilakukan secara online, pastikan koneksi internet stabil, perangkat berfungsi dengan baik, serta aplikasi meeting yang digunakan sudah siap.
Persiapan teknis ini dapat membantu menghindari gangguan yang mengurangi kelancaran interview.
5. Berlatih Interview Terlebih Dahulu
Melakukan simulasi interview bersama teman, mentor, atau menggunakan platform AI dapat membantu meningkatkan rasa percaya diri.
Melalui latihan, kamu bisa mengevaluasi cara berbicara, bahasa tubuh, intonasi, hingga kualitas jawaban yang diberikan.
Semakin sering berlatih, semakin siap pula kamu menghadapi berbagai pertanyaan yang mungkin diajukan recruiter saat interview sebenarnya.
Kesimpulan
Membalas panggilan interview merupakan bagian penting dari proses rekrutmen yang tidak boleh dianggap sepele.
Pastikan kamu memberikan respons dengan cepat, menggunakan bahasa yang sopan dan profesional, serta mengonfirmasi seluruh informasi terkait jadwal, lokasi, atau media interview dengan benar.
Selain itu, lakukan persiapan yang matang sebelum hari interview agar kamu lebih percaya diri dan memiliki peluang lebih besar untuk memberikan kesan positif kepada recruiter.
Tingkatkan Persiapan Interview Kerja Bersama AI Career Counselor Digital Skola
Melalui AI Career Counselor dari Digital Skola, kamu bisa mendapatkan panduan yang lebih personal untuk meningkatkan peluang lolos seleksi kerja.
Di Digital Skola kamu dapat:
- Berlatih simulasi interview: Dapatkan pertanyaan interview yang disesuaikan dengan posisi yang kamu lamar.
- Menyusun jawaban yang lebih meyakinkan: Pelajari cara menjawab pertanyaan recruiter dengan percaya diri dan profesional.
- Mendapatkan evaluasi CV dan profil LinkedIn: Ketahui bagian yang perlu ditingkatkan agar lebih menarik di mata recruiter.
- Memperoleh rekomendasi pengembangan skill: Dapatkan saran kompetensi yang perlu dipelajari sesuai target kariermu.
- Menyusun roadmap karier yang lebih jelas: Rencanakan langkah pengembangan diri agar lebih siap bersaing di dunia kerja.
Mulai konsultasi sekarang bersama AI Career Counselor di Digital Skola dan tingkatkan peluangmu lolos interview dengan persiapan yang lebih matang dan terarah.
FAQ
1. Berapa lama waktu yang ideal untuk membalas panggilan interview kerja?
Sebaiknya balas panggilan interview sesegera mungkin, idealnya dalam beberapa jam setelah menerima undangan atau maksimal 24 jam. Respons yang cepat menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu recruiter dan serius mengikuti proses rekrutmen.
2. Apakah boleh meminta perubahan jadwal interview?
Boleh. Jika memiliki kendala yang tidak dapat dihindari, kamu dapat mengajukan permohonan perubahan jadwal secara sopan. Jelaskan alasan secara singkat dan tawarkan kesediaan mengikuti interview pada waktu lain yang sesuai dengan jadwal recruiter.
3. Bagaimana jika saya baru melihat undangan interview setelah beberapa hari?
Tetap balas pesan atau email recruiter secepatnya dan sampaikan permohonan maaf atas keterlambatan merespons. Tanyakan apakah kesempatan interview masih tersedia. Meskipun belum tentu dapat dijadwalkan ulang, menunjukkan itikad baik tetap lebih baik daripada tidak membalas sama sekali.
4. Apakah saya perlu membalas panggilan interview jika memutuskan tidak melanjutkan proses rekrutmen?
Ya. Sebaiknya tetap memberikan balasan kepada recruiter untuk menyampaikan bahwa kamu tidak dapat melanjutkan proses seleksi. Hal ini menunjukkan sikap profesional dan membantu recruiter melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat lain.
5. Apa yang harus dilakukan setelah recruiter mengonfirmasi jadwal interview?
Setelah jadwal interview dikonfirmasi, segera lakukan persiapan dengan mempelajari profil perusahaan, memahami deskripsi pekerjaan, menyiapkan dokumen yang diperlukan, serta berlatih menjawab pertanyaan interview agar lebih percaya diri saat proses seleksi berlangsung.