Apa Itu Formal Letter? Lengkap dengan Struktur dan Contohnya

Apa itu formal letter? Formal letter yaitu jenis surat resmi yang digunakan dalam konteks profesional seperti pekerjaan, pendidikan, hingga keperluan administrasi. Kemampuan menulis formal letter penting karena menunjukkan profesionalisme dan kejelasan informasi.

Sebelum belajar format dan contoh penulisannya, pahami dulu apa itu formal letter dan peran pentingnya dalam komunikasi profesional.

Apa Itu Formal Letter?

Formal letter adalah surat resmi yang digunakan untuk komunikasi profesional, akademik, atau keperluan administratif. 

Jenis surat ini menuntut bahasa baku, struktur jelas, dan nada yang sopan karena biasanya ditujukan untuk institusi, perusahaan, atau individu dalam konteks resmi.

Kenapa penting?

• Digunakan untuk lamaran kerja, aplikasi kampus, komunikasi bisnis, dan administrasi
• Meningkatkan kredibilitas dan profesionalisme
• Penting untuk karier modern: karyawan kantor, mahasiswa, hingga  freelancer.
• Jadi standar komunikasi saat menghubungi perusahaan atau lembaga resmi

Apa Fungsi Formal Letter?

Formal letter berperan penting dalam komunikasi resmi karena digunakan untuk menyampaikan informasi yang bersifat profesional, jelas, dan terstruktur. Berikut beberapa fungsi utama formal letter yang sering ditemui dalam dunia akademik maupun pekerjaan:

1. Komunikasi Profesional

Formal letter digunakan untuk menyampaikan pesan secara resmi kepada institusi, perusahaan, atau individu dalam konteks profesional. Bahasa yang digunakan harus formal, sopan, dan tepat sasaran agar pesan dapat dipahami dengan jelas tanpa kesan informal.

2. Lamaran Kerja, Magang, atau Beasiswa

Banyak perusahaan dan institusi pendidikan masih mengandalkan formal letter untuk proses rekrutmen dan seleksi. 

Melalui surat ini, pelamar menunjukkan motivasi, kualifikasi, dan komitmen profesionalnya, sehingga kemampuan menulis formal letter bisa memengaruhi peluang diterima.

3. Permohonan Informasi, Izin, atau Undangan

Surat resmi digunakan untuk meminta informasi penting, mengajukan izin tertentu, atau memberikan undangan dalam konteks resmi. Format formal letter memastikan permintaan disampaikan dengan sopan, jelas, dan mudah ditindaklanjuti oleh pihak penerima.

4. Komplain Profesional

Formal letter juga digunakan untuk menyampaikan komplain atau keluhan secara profesional, misalnya terkait layanan, produk, atau administrasi. Dengan format resmi, keluhan disampaikan secara objektif dan elegan, sehingga lebih efektif diterima dan diproses oleh pihak berwenang.

5. Business Correspondence

Dalam dunia bisnis, formal letter menjadi sarana komunikasi yang mencakup kerjasama perusahaan, penawaran bisnis, negosiasi, hingga konfirmasi transaksi. 

Penggunaan bahasa profesional dalam surat ini membantu membangun kredibilitas dan hubungan bisnis jangka panjang.

Baca Juga: Writing Camp VS Bootcamp: Mana yang Cocok Untukmu?

Apa Saja Bagian-Bagian dalam Formal Letter?

Formal letter memiliki struktur yang baku dan setiap bagiannya memiliki fungsi tertentu untuk memastikan pesan tersampaikan secara jelas dan profesional. Berikut bagian-bagian yang perlu kamu ketahui dalam penulisan formal letter:

1. Sender’s Address

Bagian ini berisi alamat lengkap pengirim dan biasanya diletakkan di bagian kiri atas surat. Tujuannya agar penerima mengetahui dari mana surat berasal dan dapat menghubungi kembali jika diperlukan. Gunakan format alamat lengkap dan hindari singkatan informal.

2. Date

Tanggal penulisan surat diletakkan di bawah alamat pengirim. Format tanggal harus jelas dan konsisten (British atau American style), karena ini penting sebagai referensi waktu surat tersebut dibuat.

3. Receiver’s Address

Alamat penerima ditulis setelah tanggal. Pastikan mencantumkan nama penerima (jika diketahui), jabatan, nama institusi, dan alamat lengkap agar surat sampai kepada pihak yang tepat.

4. Salutation

Salutation adalah sapaan pembuka surat. Gunakan ungkapan formal seperti “Dear Sir/Madam,” atau “Dear Ms. Johnson,” bila nama penerima diketahui. Hindari sapaan informal seperti “Hi” atau “Hello.”

5. Opening Paragraph

Bagian pembuka yang berisi tujuan utama penulisan surat secara singkat. Paragraf ini harus langsung pada inti pesan tanpa basa-basi namun tetap menggunakan bahasa sopan dan profesional.

6. Body

Isi utama surat yang menjelaskan detail informasi, permohonan, atau pesan penting. Pastikan penjelasan disampaikan secara runtut, jelas, dan terbagi dalam beberapa paragraf agar mudah dipahami.

7. Closing Paragraph

Paragraf penutup berisi rangkuman tujuan surat serta harapan atau tindak lanjut yang diharapkan dari penerima. Gunakan kalimat sopan dan profesional untuk menutup pesan dengan baik.

8. Complimentary Close

Complimentary close adalah kalimat penutup resmi seperti “Sincerely,” atau “Yours faithfully,”. Bagian ini menunjukkan rasa hormat dan formalitas kepada penerima surat.

9. Signature

Cantumkan tanda tangan dan nama lengkap di bagian akhir surat. Jika dikirim secara digital, tuliskan nama lengkap dan jabatan (bila ada) untuk memperkuat kredibilitas dan identitas pengirim.

Bagaimana Format Penulisan Formal Letter yang Tepat?

Agar formal letter terlihat profesional dan mudah dibaca, kamu perlu mengikuti format penulisan yang jelas dan sesuai standar. Berikut elemen-elemen penting yang harus diperhatikan saat menyusun formal letter:

1. Font & Layout

Gunakan font formal seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri dengan ukuran 11–12 pt. Pastikan tata letak rapi dengan margin standar, jarak antar elemen konsisten, dan tampilan minimalis tanpa elemen dekoratif yang tidak perlu.

2. Line Spacing

Gunakan single spacing atau 1.15 untuk menjaga keterbacaan. Tambahkan satu baris kosong antara palang paragraf dan antar bagian penting seperti alamat, salam pembuka, isi surat, dan penutup agar surat terlihat terstruktur dan profesional.

3. Alignment

Sebagian besar formal letter menggunakan rata kiri (left alignment) karena terlihat lebih resmi dan mudah dibaca. Hindari rata tengah atau rata kanan kecuali untuk elemen tertentu seperti tanda tangan atau penutup.

4. Tone & Grammar Rule (Important!)

Gunakan nada formal, sopan, dan lugas. Hindari slang, singkatan informal, atau emoticon. Perhatikan grammar, tanda baca, dan struktur kalimat agar pesan yang disampaikan jelas dan profesional, ini sangat penting terutama jika surat ditujukan untuk institusi internasional.

5. Capitalization Rules

Gunakan huruf kapital pada elemen penting seperti nama orang, jabatan resmi, institusi, dan sapaan (Dear Sir/Madam). Pastikan juga setiap awal kalimat diawali huruf kapital untuk menjaga formalitas dan kerapihan penulisan.

Baca Juga: 21 Contoh Copywriting + Tips Headline Menarik Pelanggan

Contoh Formal Letter dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris

Berikut contoh formal letter dalam dua bahasa untuk membantu kamu memahami struktur dan gaya penulisan yang tepat. Perhatikan penggunaan bahasa baku, format yang rapi, serta alur pesan yang jelas.

1. Contoh Formal Letter dalam Bahasa Indonesia

Surat Permohonan Informasi Program Magang

Jakarta, 10 Januari 2025

Kepada Yth.

HR Department

PT Nusantara Kreatif

Jl. Merdeka No. 45, Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Saya, Miara Rasina, mahasiswa tingkat akhir Program Studi Administrasi Bisnis, Universitas Indonesia, bermaksud untuk menanyakan informasi mengenai program magang yang tersedia di perusahaan Bapak/Ibu. 

Saya memiliki ketertarikan pada bidang digital communication dan berharap dapat memperoleh pengalaman profesional melalui program tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon informasi terkait persyaratan, proses seleksi, serta periode pelaksanaan magang di perusahaan Bapak/Ibu. 

Besar harapan saya untuk dapat mengikuti program ini sebagai bagian dari pengembangan kemampuan akademik dan profesional saya.

Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda tangan)

Miara Rasina

2. Example of Formal Letter in English

Inquiry About Internship Program

January 10, 2025

Human Resources Department

PT Nusantara Kreatif

Jakarta, Indonesia

Dear Sir/Madam,

My name is Miara Rasina, a final-year Business Administration student at the University of Indonesia. I am writing to inquire about internship opportunities offered by your company. 

I am highly interested in the digital communication field and hope to gain professional experience as part of my academic learning process.

I would be grateful if you could provide further information regarding the requirements, selection process, and internship period. I believe this opportunity will greatly support my career development and enhance my professional skills.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

(Signature)

Miara Rasina

Apa Saja Kesalahan yang Umum Terjadi dalam Menulis Formal Letter?

Saat menulis formal letter, banyak orang yang tidak sadar melakukan kesalahan kecil yang bisa membuat surat terlihat kurang profesional. Berikut beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari agar komunikasi tetap kredibel dan efektif:

1. Bahasa Terlalu Casual

Menggunakan bahasa santai, singkatan, atau slang seperti “FYI”, “BTW”, atau “makasih” membuat surat kehilangan kesan resmi. Formal letter harus menggunakan bahasa baku, sopan, dan profesional untuk menunjukkan etika komunikasi yang baik.

2. Salah Salam Penutup

Banyak penulis salah memilih atau menuliskan salam penutup, misalnya mencampur Yours faithfully dengan Dear Mr. Smith yang seharusnya dipasangkan dengan Yours sincerely. Salam penutup harus sesuai standar formal dan disesuaikan dengan sapaan pembuka.

3. Bahasa Campur

Mencampur bahasa Indonesia dan Inggris tanpa situasi yang jelas dapat membuat surat terlihat tidak konsisten. Jika surat resmi dibuat dalam bahasa Inggris, gunakan bahasa Inggris sepenuhnya kecuali untuk istilah khusus yang sesuai kebutuhannya.

4. Tidak Mencantumkan Tujuan Jelas

Formal letter harus langsung menyampaikan maksud penulisan di awal paragraf. Menggunakan kalimat bertele-tele atau tidak langsung ke inti pesan dapat membuat penerima kebingungan dan memperlambat tindak lanjut.

Baca Juga: 13 Rekomendasi Platform Belajar Copywriting Gratis & Online

Bagaimana Menulis Formal Letter dengan Benar?

Agar formal letter terlihat profesional dan efektif menyampaikan pesan, kamu perlu memperhatikan cara penulisan yang tepat. Berikut langkah-langkah penting yang perlu kamu terapkan saat menulis surat resmi:

1. Gunakan Grammar yang Benar

Pastikan tata bahasa, tanda baca, dan struktur kalimat sesuai aturan. Grammar yang tepat menunjukkan profesionalisme dan memudahkan penerima memahami maksud surat. Hindari typo dan kalimat ambigu yang dapat menimbulkan salah interpretasi.

2. Struktur Jelas

Ikuti urutan bagian formal letter, mulai dari alamat pengirim hingga tanda tangan. Gunakan paragraf yang rapi dan jelas untuk pembuka, isi, dan penutup. Struktur yang sistematis membantu penerima membaca dan memproses informasi dengan mudah.

3. Pilih Kata Formal

Gunakan kosakata yang sopan, formal, dan tidak emotif. Hindari slang atau singkatan informal seperti “FYI” atau “pls”. Pilihan kata yang tepat membangun kredibilitas dan mencerminkan profesionalisme kamu sebagai penulis.

4. Proofreading

Sebelum mengirimkan, baca ulang surat untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan, ejaan, atau format. Proofreading membantu memastikan surat terasa lebih rapi, teliti, dan siap dikirim ke pihak resmi atau profesional.

Kesimpulan

Formal letter merupakan keterampilan komunikasi profesional yang penting untuk dunia kerja, akademik, dan layanan digital seperti Virtual Assistant. 

Jika kamu ingin meningkatkan kemampuan menulis profesional dan digital communication lebih dalam lagi, kamu bisa mulai belajar di kelas Digital Writing di Digital Skola untuk mengasah skill menulis yang relevan dengan kebutuhan industri modern.

Kuasai Skill Menulis Formal Letter untuk Karier Profesionalmu di Digital Skola

Di Kelas Digital Writing kamu akan belajar teknik menulis yang langsung dipakai di dunia kerja modern. Yang kamu dapatkan di kelas ini:

• Materi writing & komunikasi profesional yang aplikatif
• Latihan membuat email, proposal, dan dokumen kerja
• Panduan bahasa formal & struktur komunikasi yang tepat
• Bimbingan mentor berpengalaman di industri digital
• Sertifikat resmi untuk membangun portofolio karier
• Akses belajar fleksibel, cocok untuk pemula

Siap meningkatkan kemampuan menulis profesional dan percaya diri menghadapi dunia kerja digital? Hubungi tim Digital Skola untuk konsultasi dan daftar kelas sekarang.

FAQ

1. Apa bedanya formal letter dan business letter?

Formal letter adalah surat resmi yang digunakan untuk berbagai keperluan formal seperti akademik, institusi, dan administrasi, sedangkan business letter secara khusus digunakan untuk konteks bisnis seperti penawaran, kerjasama, atau komunikasi perusahaan.

2. Harus pakai British atau American format?

Keduanya boleh digunakan, tetapi pilih salah satu dan konsisten. Misalnya, format tanggal dan ejaan British (centre, organise) atau American (center, organize) tidak boleh dicampur dalam satu surat.

3. Apa saja frasa pembuka formal?

Beberapa contoh pembuka formal dalam surat resmi:

• I am writing to inform you that…
• I would like to request information regarding…
• I am contacting you in reference to…
• This letter is to formally submit…

4. Bolehkah menggunakan contraction?

Sebaiknya tidak. Hindari contraction seperti I’m, don’t, atau can’t karena dapat membuat surat terasa kurang formal. Gunakan bentuk lengkap seperti I am, do not, atau cannot.

5. Bagaimana cara menutup formal letter?

Gunakan kalimat penutup sopan seperti:

• Thank you for your attention and consideration.
• I look forward to hearing from you.
• Should you need any further information, please let me know.